Оборудование для автоматизации

Основные принципы автоматизации

Существует несколько основных принципов автоматизации, которые отличают ее от простого внедрения товароучетной или бухгалтерской программы. Что же это за принципы и что они позволяют получить?

Автоматизация и ведение учета на компьютере – в чем разница? Главная задача автоматизации заключается в объединении всех бизнес-процессов в единую систему, в которой можно контролировать их с помощью специализированного программного обеспечения, установленного на компьютере. Благодаря тому, что программное обеспечение связано с оборудованием, многие процедуры, которые раньше выполнялись вручную и занимали много времени, теперь проходят без участия человека — автоматически, что сокращает количество персонала и исключает ошибки. При этом менеджмент получает все необходимые инструменты для управления магазином. Можно следить за процессами, принимать эффективные решения, основанные на отчетности. Все данные при этом поступают с оборудования в режиме реального времени. Таким образом, отличие состоит в следующем:

  • Единое информационное пространство. Вся информация о бизнес-процессах сфокусирована физически в одном месте, а не разбросана по локальным компьютерам менеджеров. Кроме того, для всего информационного пространства организации действует единая структура данных и единый набор алгоритмов обработки информации.
  • Комплексность. Автоматизируется подавляющая часть бизнес-процессов, причем они автоматизируются согласованно, в комплексе, где каждый бизнес-процесс является частью другого. Например, процессы розничной продажи должны быть связаны с логистическими бизнес-процессами.
  • Разделение бизнес-процессов. Система должна разделять бизнес-процессы предприятия на несколько отдельных процессов, каждый из которых выполняется различными сотрудниками с разными правами доступа к информации. Главный плюс такого подхода – в возможности сделать систему максимально гибкой. Например, иногда в саму учётную карточку товара с его описанием и кодом включают цену, при этом торговая программа теряет гибкость при работе со стоимостью товара. Ведь цена товара, проданного отдельно, может отличаться о цены товара, проданного в мелкооптовой упаковке, по дисконтной карте и в ходе различных маркетинговых акций. Торговая система должна учитывать все эти моменты. Причём не просто учитывать, а позволять изменением цены оптимизировать прибыль. Установление цены товара – это отдельный бизнес-процесс, и для обеспечения всех вышеперечисленных возможностей он должен быть отделён от процесса учёта товара.
  • Режим реального времени. Это означает, что все информационные потоки организации - нисходящие, восходящие, горизонтальные, автоматизируются в реальном масштабе времени, невзирая на расстояния между пользователями и подразделениями.

Преимущества, предоставляемые системами автоматизации. Система автоматизации на разных предприятиях решает различные задачи, но практически всегда на систему возлагается следующее: 

- ведение управленческого и финансового учета;

- управление ценообразованием;

- контроль работы с поставщиками;

- обслуживание и лояльность покупателей;

- контроль складских запасов и инвентаризация;

- предотвращение хищений со стороны персонала;

- предотвращение торговли «своим» товаром;

- быстрое снятие кассы (выручки);

- контроль продаж и отчетность;

- быстрый учет наличных, безналичных и иных продаж;

- и как итог всего этого, важнейшее преимущество – полный контроль рентабельности предприятия.

 

 

Оборудование и программы

Основные элементы системы автоматизации являются компьютерное оборудование (сервер и/или связанные с ним рабочие места операторов), специализированное программное обеспечение, торговое оборудование.

POS-системы (от англ. Point Of Sale — точка продажи) — это модульные комплексы для автоматизации работы кассиров. В состав входит системный блок, фискальный регистратор, POS-монитор кассира, денежный ящик, программируемая клавиатура, считыватель карт, считыватель штрих-кодов и дисплей покупателя. Все эти модули, объединенные в рамках одного комплекса, составляют полностью оборудованное и автоматизированное рабочее место кассира. Состав системы и количество отдельных модулей может изменяться, в зависимости от конкретных задач, которые ставятся перед оператором данной системы.

Фискальные регистраторы. Один из подвидов контрольно кассовых машин, оптимизированных для использования в современных POS-системах. Как правило, представляют собой отдельный модуль, оснащенный автономной фискальной памятью и устройством печати, которым управляет компьютер, входящий в состав системы. Фискальные регистраторы могут отличаться скоростью печати, габаритами, шириной ленты, интерфейсами, и т.п.

Принтеры этикеток. Основная функция данного аппарата, нанесение штрих-кодирования на специальные наклейки на упаковке или самом товаре. Все принтеры этикеток можно разделить на две группы: настольные принтеры этикеток предназначены для печати на этикетках и последующего ручного этикетирования в небольших магазинах, офисах и на почте. Промышленные принтеры этикеток разработаны для работы с большими объемами этикеток.

Сканер штрих-кода. Сканер штрих-кодов - это компактное устройство, предназначенное для считывания информации с маркировки товара, декодирования и передачи её в компьютер, кассовый аппарат, POS-терминал. В настоящий момент практически все выпускаемые сканеры штрихкодов способны считывать наиболее популярные форматы кодов, включая EAN-13 (EAN-8), UPC A, UPC E, ITF, Code 39, Code 128,ISBN и другие. Сканеры бывают ручные лазерные, светодиодные, стационарные, беспроводные, и т.п.

Терминалы сбора данных. Автономное устройство, в общем случае служащее для считывания и хранения данных штрихового кода. Простейшие модели мобильных терминалов сбора данных служат лишь для накопления считанной информации, без возможности обработки. Существуют модели, представляющие собой полноценные КПК с широчайшим набором функций, операционной системой Windows - типа,  возможностями работы в беспроводных сетях, встроенными принтерами и другими функциями.

Весы электронные. Такие весы позволяют не только взвешивать товар, но и параллельно решать ряд других задач. Существуют электронные весы настольные, напольные, фасовочные с печатью этикеток, и т.п. Торговые электронные весы могут использоваться в составе автоматизированных систем для взвешивания и фасовки.

Программное обеспечение включает в себя две составляющие: фронт-офис (front-office) и бэк-офис (back office).

Система фронт-офис (front-office). Под этим подразумевается кассовая программа. Минимальные возможности кассовой программы должны позволять быстро и просто вести учет движения товаров с использованием систем штрихового кодирования в режиме реального времени. Для увеличения эффективности работы всего торгового предприятия, роста прибыли и лояльности руководители бизнеса пользуются дополнительными настройками кассовых решений.

Система бэк-офис (back office). На Западе под этим подразумевается как управленческая составляющая программного обеспечения, так и бухгалтерская. В России, в силу специфики бухгалтерии, поставщики программного обеспечения для магазинов постарались от нее отойти, и под бэк-офисом зачастую понимается только та часть, которая отвечает за управление бизнес-процессами. Кроме того, существует разделение back-office и head-office, первое – это торговая программа, установленная в торговой точке, второе – система головного офиса сети магазинов, которая управляет торговыми программами отдельных объектов. Между тем, многие системы предполагают, что head-office одновременно является и back-office, то есть торговая программа, установленная в головном офисе сети, непосредственно управляет процессами, происходящими в магазинах.

 

Организация работ по внедрению

Задачи автоматизации того или иного заведения всегда определяются его бизнес-процессами. К числу важнейших моментов, определяющих успех автоматизации, относятся вопросы выбора интегратора и подготовки персонала.

На подготовку нужно время. На выбор программного обеспечения, оборудования для автоматизации, на прокладку сети, установку и настройку программы и оборудования, обучение сотрудников, - на все это потребуется определенное время, даже если вы владелец совсем небольшого магазина. У сетевых форматов организационные вопросы могут занимать от двух-трех до шести-двенадцати месяцев.

Более того, потребуются Ваши самостоятельные усилия: это первоначальная подготовка электронного справочника товаров или услуг, присваивание товарам внутренних штрих-кодов, проведение инвентаризации к моменту пилотного запуска проекта, этикетирование товаров. Спокойно отнеситесь к первым техническим сбоям – они почти неизбежны при наладке.

Выбор интегратора. Идеально, когда одна компания обеспечивает внедрение системы автоматизации, начиная от анализа потребностей предприятия, установки оборудования и программного обеспечения и заканчивая обучением специалистов ведению учёта. В этом случае вы получите гарантированную помощь. Если же универсальную компанию найти не удаётся, попросите компанию, предоставляющую часть оборудования, порекомендовать партнёров для внедрения системы. В этом случае вы можете быть уверены, что компании работают в тандеме и в случае форс-мажоров не будут обвинять друг друга в некачественной работе или плохом оборудовании.

Персонал определяет успех. Для любого торгового предприятия остро стоит проблема квалификации персонала, ведь для полного использования возможностей системы необходимо, прежде всего, желание и готовность работников эти возможности использовать. Например, в малом магазине, где на каждого сотрудника возложено выполнение нескольких дел, часто складывается ситуация, когда в установленной комплексной системе автоматизации востребованной становится только функция учёта товара. На анализ и другие «стратегические» вещи просто не остается времени. Между тем, для экономии этого времени и ставится система! Обучение сотрудников, наличие четких инструкций по работе с системой, критериев оценки их работы, контроль соблюдения всего этого –это вещи, которые решает владелец бизнеса и менеджмент, а не компьютер.

 

И собственники компании, и руководство хотят получить экономический эффект и улучшить операционные показатели после внедрения информационной системы. В этом может помочь понимание того, что такая система – это не панацея. Это лишь инструмент, который сначала надо правильно выбрать, затем настроить, научиться им владеть, и лишь затем пользоваться.

Автор: Владимир Поликарпов