Автоматизация магазинов автозапчастей

В рубрике «Торгово-выставочное оборудование» мы рассказали об особенностях оснащения автомагазина, здесь специалисты ведущих компаний в сфере автоматизации бизнес-процессов делятся своим опытом и дают советы владельцам данных предприятий. Оказывается, в работе автомагазина очень много специфичных процессов, которые обязательно нужно учитывать при выборе программного продукта.

Развитие автобизнеса на современном этапе представляется практически невозможным без внедрения систем автоматизации. Руководство многих компаний нашей области, от небольших фирм до крупных корпораций, уже давно оценило все преимущества от внедрения систем автоматизации и интеграции бизнес-процессов. Однако рынок программного обеспечения для автобизнеса появился в России лишь в начале 2000 года. И наша область была тут в числе первых. Как оказалось, она даже несколько опередила других. Сегодня можно с улыбкой вспоминать, как Комитет по товарному рынку Екатеринбурга рассылал письма поставщикам запчастей по всей стране, убеждая их внедрять штрих-кодирование, без которого программы теряли половину своей функциональности! Да и до сих пор, если говорить об автоматизации, в автомобильном бизнесе еще много нерешенных проблем, но именно сейчас – можно с уверенностью сказать – наступил перелом.

Запчасти: особенности учета

Что особенного в ведении учета товаров в торговле автозапчастей, что отличает его от учета других товаров и требует специфических подходов? Чтобы ответить на этот вопрос, надо прежде всего определить основные характеристики автозапчастей как товара и его отличие от других.

Первая и наиболее важная особенность этого товара – его жесткая привязанность к конкретной марке или даже модели автомобиля. Отсюда есть три следствия: огромная номенклатура, сложность и ответственность процедуры выбора аналогов и «штучность» продаж.

Во-вторых, этот товар относится к сезонным, т. е. в зависимости от времени года спрос на отдельные виды автозапчастей меняется. Особенно ярко выражена сезонность, например, в автохимии. Поэтому, если руководство автомагазина хочет правильно и быстро отреагировать на изменение спроса на автозапчасти и автохимию и подготовиться к встрече нового сезона с полным ассортиментом товаров, необходимо проанализировать данные по продажам за конкретный период времени и рассчитать прогнозы, а это довольно трудоемкая работа, занимающая много времени и требующая соответствующих алгоритмов.

Еще одна важная особенность автозапчастей как товара – это существование нескольких фирм-производителей, изготавливающих аналогичные товары. Такие автозапчасти ничем не отличаются друг от друга (не будем сейчас говорить о качестве – предполагается, что оно отвечает стандартам). Разница лишь в цене, упаковке и… отношении покупателя. И это необходимо учитывать при заказах.

Наконец, спрос на автозапчасти сильно зависит от модельного ряда, возраста и количества автомобилей в регионе.

Все эти особенности товара и определяют специфику учета автозапчастей в магазине и его автоматизации.

С чего начать?

Конечно же, с выбора программного обеспечения. На сегодняшний день существует различное программное обеспечение: от бухгалтерских программ до специализированных программ для автосалонов, магазинов и автосервисов.

Основной недостаток бухгалтерских и складских программ «общего назначения» – недостаточный учет указанных выше особенностей автозапчастей как товара. Плюс необходимость серьезной доработки их – ведь необходима адаптация и обеспечение связи с каталогами поставщиков, разработка специальных справочников, например, деталей-аналогов и т. п.

– Тем не менее, пока основная часть торговых предприятий в этой сфере пользуется именно такими программами, во всяком случае, их адаптированными к автобизнесу вариантами. Для этого есть объективные причины: и то, что сегодня значительная часть товарных позиций (например, метизы) до сих пор выпускается без штрих-кодирования, и отсутствие на рынке специализированных программ для автомагазинов таких же общепризнанных лидеров, какие есть сегодня на рынке бухгалтерских и складских программ, – считает Юрий КУШПЕЛЬ, заместитель директора НПФ «Дата-Крат».

А вот что говорит Дмитрий СОЛИН, директор представительства группы компаний «Сервис Плюс»:

– Наша компания имеет опыт автоматизации как объектов розничной и оптовой торговли, так и складских помещений, предприятий общественного питания, гостиничных и развлекательных комплексов. Если говорить о магазинах автозапчастей, то это достаточно специфический рынок. Хотя бы потому, что у каждого производителя (да и у многих дилеров) существуют свои каталоги с уникальными артикулами, что очень затрудняет работу ритейлера в плане заказа товара и его учета внутри предприятия (один товар может иметь у разных поставщиков разные артикулы). Не секрет, что большая часть магазинов представляет запчасти для отечественных автомобилей. Отсюда вытекает еще одна проблема – отсутствие заводского штрих-кода и невозможность его нанесения на товар непосредственно в магазине (запчасти не упакованы, сильно промаслены и т. д.).

Кроме того, магазин должен быть обеспечен необходимой документацией и каталогами запчастей. Это одна из главных проблем. И, как полагает Юрий КУШПЕЛЬ, даже специализированные программы не всегда способны ее решить:

– Дело в том, что единого информационного пространства в этой области просто не существует. Каждый производитель выпускает свои каталоги. Если магазин – официальный дилер какого-либо автозавода, то документацию, естественно, предоставляет завод. А вот маленьким фирмам приходится похуже – им самим надо искать, добывать любыми путями документацию и каталоги запчастей. Ситуацию осложняет отсутствие единого стандарта такой документации. Так что программа значительно облегчает работу, но целый ряд операций пока не может быть формализован.

Некоторые фирмы занимаются разработками собственного продукта. Это вроде бы удобно, так как обеспечивает известную независимость. Однако автозапчасти – как раз такой товар, где независимость обеспечить сложно. Важной частью программы является взаимодействие со справочниками производителей, и их постоянное изменение в случае самостоятельно разработанной программы потребует содержания штата людей, которые занимались бы актуализацией информации. Так что оптимальным решением будет выбор одной из специализированных программ, предназначенных для автоматизации именно автомагазинов.

Российский опыт показывает, что внедрение зарубежных систем в автобизнесе зачастую себя не оправдывает, поскольку их функции чаще всего используются не полностью. К тому же они не учитывают наших реалий – например, особенностей бухгалтерского учета. Поэтому наиболее грамотным решением было бы внедрение систем автоматизации, разработанных именно отечественными фирмами-разработчиками программного обеспечения.

При этом именно заказчик должен четко поставить задачи. Ведь автоматизация – это не только налаживание учета. Это управление процессами, и чтобы ответить на вопрос «Какая деятельность будет автоматизироваться?», необходимо сначала получить представление об этой самой деятельности. Для этой цели в мире активно используют процессный подход, основанный на выделении и анализе бизнес-процессов, составляющих деятельность компании. При этом определяется:

- Состав бизнес-процессов предприятия.

- Какие результаты работы предприятия в целом и каждого бизнес-процесса в частности следует получить.

- Какую последовательность действий нужно выполнить, чтобы процесс дал необходимый результат.

- Кто является ответственным за достижение результата и обладает полномочиями для распоряжения ресурсами про­цесса.

- Кто является исполнителем каждого действия внутри процесса.

- Какие информационные и материальные объекты являются входами и выходами бизнес-процесса.

Такое описание деятельности предприятия можно сделать самостоятельно или привлечь внешних консультантов. Очень важно, чтобы разработанная модель была понятна руководителям. Как отметил Дмитрий СОЛИН:

 

– Сами принципы построения бизнес-процессов внутри предприятий торговли не слишком различаются. Будь то магазин автозапчастей, продуктовый минимаркет или бутик, торговые процессы достаточно унифицированы: заказ поставщику, прием товара, наценка, размещение в торговом зале, продажа, анализ и планирование новых заказов. Исключение составляет сетевая розница. Если в одиночные магазины можно внедрять «коробочный» вариант той или иной торговой системы, то от сетевых компаний требуется непосредственное участие в процессе автоматизации.

Это же касается предприятий, не имеющих опыта автоматизации. Каким бы ни был грамотным и опытным поставщик программного продукта, без участия заказчика ему не обойтись. Так как именно владелец розничного бизнеса или его руководитель должен ставить задачи, понимать и уметь описать бизнес-процессы внутри его компании, – подчеркнул он.

Возможности системы

Но, какую бы систему вы ни выбрали, она должна обладать рядом возможностей:

– Важным элементом таких систем является, в частности, возможность визуализации деталей. В идеале, такая программа должна позволять виртуально, на экране, «разобрать» автомобиль, а как минимум – облегчить подбор деталей, позволяя видеть их, с реальными размерами и списком параметров, чтобы подбор аналогов велся не только по кодам, – считает Юрий КУШПЕЛЬ.

Если же перечислить основные функции автоматизированной системы, то она должна позволять:

- Детализированно и наглядно просматривать информацию об устройстве встроенных в систему транспортных средств, основываясь на трёх составляющих:

– иллюстрация детали/узла/механизма;

– номер детали;

– название детали.

- Осуществлять поиск по номеру и наименованию детали.

- Формировать цены на запчасти.

- Формировать заказы на продукцию, включающую наименование и количество товара, его каталожный номер и соответствующую марку транспортного средства.

- Обеспечивать полноценный складской учет.

 

Кроме того, система должна предусматривать:

- Оформление и вывод документов: счетов, накладных, т. е. полную автоматизацию документооборота.

- Перенос данных в популярные бухгалтерские системы.

- Мощную отчетную систему: формирование и печать отчетов о деятельности предприятия в различных аналитических разрезах.

– При выборе торговой системы необходимо понимать, что она будет внедряться в магазине или сети магазинов только с одной целью – получения прибыли. Она должна уметь не только распознавать штрих-коды и совершать наценку, но и контролировать поставщиков, персонал, поддерживать скидки и проведение маркетинговых акций, предоставлять широкую аналитику (что помогает грамотно размещать заказы поставщикам и планировать ассортимент магазина), – говорит Дмитрий СОЛИН.

Как оценить пользу от автоматизации?

Стоимость проекта автоматизации зависит от количества объектов торговой сети, количества работников и от того функционала, который хочет видеть заказчик в торговой системе.

– Эффект автоматизации в денежном выражении определить достаточно сложно. Делать это должен сам владелец бизнеса по истечении хотя бы двух-трех месяцев с момента внедрения торговой системы. Главное – это снижение складских издержек, пополнение ассортимента, снижение затрат на персонал, уменьшение ошибок персонала, в каких-то случаях снижение количества краж до минимума (так как торговая система имеет возможность разграничения прав доступа и журналирования действий персонала), – сказал Дмитрий СОЛИН.

 

Сегодня автомагазины остаются в числе немногих предприятий, где компьютеры применяются в основном для бухгалтерии, учета, но не собственно в бизнес-процессах. В последнее время положение медленно, но начало меняться. И тот, кто доверит бизнес современной автоматизированной системе, может получить серьезное конкурентное преимущество.

Автор: Владимир Поликарпов

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"