Автоматизация кафе

Еще несколько лет назад автоматизированное управление внедрялась почти исключительно в торговле. Спрос на системы автоматизации со стороны общепита был невелик. К тому же средняя стоимость проекта в этой сфере значительно ниже, чем в торговле, и это в свою очередь делало работу в данном секторе не слишком привлекательной для фирм, занимающихся автоматизацией. Однако ситуация изменилась. Первыми взялись за автоматизацию дорогие рестораны, для которых затраты на систему не существенны, а «иметь все самое лучшее» – принципиально даже для престижа. Следом за ними внедрение начали предприятия быстрого питания, которые, как правило, являются сетевыми, а следовательно, по определению – потенциальными клиентами автоматизаторов. Теперь же без систем автоматизации не открывается практически ни одно новое предприятие.

Быстрее, честнее, выгоднее

Чтобы понять, какими критериями следует руководствоваться при выборе системы автоматизации, необходимо проанализировать основные возможные проблемы предприятий общепита, которые призвана решить автоматизация.

– Ярких и интересных проектов становится все больше, а в условиях широкого выбора клиенту труднее выделить преимущества конкретного ресторана, следовательно, удержать клиентов стоит немалых усилий. Сегодня для успешной работы владельцу необходимо четко представлять, кто является завсегдатаем его заведения, какие блюда и напитки предпочитают клиенты, какие непопулярные блюда необходимо исключить из меню, в какой день недели наблюдается пик посещений, а когда – затишье, кому из официантов посетители отдают предпочтение и многое другое. Осуществлять анализ деятельности ресторана по такому количеству параметров вручную практически невозможно, – говорит Евгений ХУДЯКОВ, коммерческий директор ООО «Шторм-Элита Сервис».

Сегодня один из основных двигателей автоматизации – борьба со злоупотреблениями персонала. Если в торговле примерно половина потерь от хищений приходится на долю работников, то в общепите этот показатель приближается к 100%. Автоматизация позволяет если не радикально решить проблему, то хотя бы существенно ограничить эти возможности. В общем, способы те же, что и в других отраслях: от видеонаблюдения за действиями персонала до подключения к системе, скажем, микроволновок, которые доложат о количестве разогретых порций, а затем его можно сравнить с чеками…

Еще одна особенность общепита – многостадийность процесса, когда заказ принимает один человек, готовит – второй, а напитки к нему доставляет третий, и все они находятся в разных местах.

– Система автоматизации дает огромный выигрыш в скорости прохождения заказа от официанта до кухни. Особенно это заметно, если официанты оснащены карманными компьютерами, – полагает Евгений ХУДЯКОВ. Сегодня их применение становится целесообразно не только в ресторанах, но и в более демократичных заведениях.

Дисконтная система в общепите тоже имеет отличия от применяемых в торговле. Просто ввести скидки возможно, ничего не автоматизируя. Но автоматизация, позволяет «узнавать» каждого клиента, дает тем самым массу новых возможностей, и они уже применяются в некоторых заведениях Екатеринбурга. Диапазон – от обычных накопительных скидок, системы бонусов, поздравлений с днем рождения до SMS-рассылки для постоянных посетителей. Плюс возможность управлять скидками, регулируя цены буквально по часам. Интерес к новым возможностям возрос, когда в общепите появилась реальная конкуренция. Системы повышения лояльности клиентов стали серьезным инструментом бизнеса, а их использование возможно только в рамках автоматизации.

Сегодня на рынке систем автоматизации в области присутствует уже несколько десятков компаний. Они предлагают достаточно широкий спектр систем. Для выбора компании-интегратора заказчику целесообразно воспользоваться основными положениями стандарта RAS (Real Automation Standard), который говорит о том, что:

· Должна быть установлена отраслевая ERP-система, которая обеспечивает управление всеми ресурсами предприятия.

· Компания-интегратор должна обладать технологией внедрения, позволяющей заказчику получить гарантированный результат – действующую систему. При этом технология компании-интегратора должна соответствовать ISO 9001:2000.

· Заказчик должен быть уверен, что компания-интегратор будет постоянно развивать свою систему так, чтобы она соответствовала реалиям времени.

Из написанного выше можно сделать несколько выводов. Во-первых, время систем учета прошло, и стандартом стали именно системы управления, так что ориентироваться надо на их внедрение, а не ограничиваться привычной еще недавно связкой «бухгалтерия склад». Во-вторых, систему надо брать «на вырост»: менять что-либо в готовом бизнесе гораздо сложнее. По существу, заказчик выбирает не систему, а компанию, с которой будет работать и дальше, все время, пока существует его заведение. Критерии при этом следующие.

– Первое, на что следует обратить внимание, – это функциональность, то есть те удобства и возможности, которые она предоставляет. Изучите документацию, побывайте на предприятиях, где данная система уже работает. Обязательно поинтересуйтесь сервисным обслуживанием, – советует Евгений ХУДЯКОВ.

Как считает Андрей КУЧЕРОВ, генеральный директор Компании «РСТъ», при подборе системы автоматизации заказчику необходимо понимать, насколько хорошо разработчик разбирается в особенностях управления предприятиями питания и индустрии развлечений, насколько система позволяет автоматизировать управление всеми основными бизнес-процессами, сколько проектов уже реализовано данной компанией и ее партнерами, какие возможности по совершенствованию управления бизнесом, помимо автоматизации, предоставляет система. Здесь подразумевается и оптимизация закупок и производства, и организация эффективной системы лояльности клиентов (привлечение большего количества постоянных посетителей), и возможность пресечения злоупотреблений и хищений со стороны персонала.

– В этом плане мы имеем преимущества, поскольку компания «РСТъ» – единственный разработчик систем автоматизации управления, входящий в состав многопрофильного холдинга индустрии гостеприимства и развлечений – добавляет Андрей КУЧЕРОВ. – Мы знаем «кухню» данного бизнеса изнутри, а с конца 2006 года компания «РСТъ» является Ассоциированным Членом Федерации Рестораторов и Отельеров. Одно из главных преимуществ наших систем в том, что они позволяют организовать и отслеживать единую систему управления сетью предприятий из любой точк?

? земного шара в режиме реального времени, то есть на любом расстоянии Вы можете управлять продажами, финансами, персоналом, логистикой и закупками, производством и маркетингом.

 

– В этом плане мы имеем преимущества, поскольку компания «РСТъ» – единственный разработчик систем автоматизации управления, входящий в состав многопрофильного холдинга индустрии гостеприимства и развлечений – добавляет Андрей КУЧЕРОВ. – Мы знаем «кухню» данного бизнеса изнутри, а с конца 2006 года компания «РСТъ» является Ассоциированным Членом Федерации Рестораторов и Отельеров. Одно из главных преимуществ наших систем в том, что они позволяют организовать и отслеживать единую систему управления сетью предприятий из любой точки земного шара в режиме реального времени, то есть на любом расстоянии Вы можете управлять продажами, финансами, персоналом, логистикой и закупками, производством и маркетингом.

 

Учтите, что всегда стоит предпочесть комплексное решение (когда предлагают и программное обеспечение, и оборудование, и их дальнейшее сопровождение). Решая вопрос о покупке системы, обязательно выясните ее полную стоимость. Она складывается не только из цены программного обеспечения, но и, например, из затрат на установку и настройку с учетом специфики предприятия, необходимые для работы системы аппаратные средства и их монтаж, обучение персонала, текущее обслуживание и сопровождение, сервисные услуги.

 

 

Немного конкретики

 

Среди систем автоматизации сегодня весьма популярны, например, традиционные решения на базе «1С: Бухгалтерии». К их положительным сторонам относится малобюджетность и совместимость с распространенной бухгалтерской системой. Говорит Валентин ПОСТНИКОВ, директор Центра торгового оборудования «Диана»:

– Мы предлагаем клиентам систему «ТРАКТИР», на базе «1С: Бухгалтерии 7.7». Это профессиональная система автоматизации предприятий питания, позволяющая проводить расчёт себестоимости (калькуляция) блюд, отслеживать реализацию, организовать заполнение реестров, журналов, актов, и т. д. Она поддерживает ведение различных технологических схем учёта. Документы могут содержать объекты различных типов – продукты, полуфабрикаты, материалы и готовые изделия. Пользователи системы имеют возможность строить отчёты в управленческом виде, с колонками «Остаток на начало/конец», «Приход/Расход», что позволяет использовать конфигурацию сотрудникам, не знакомым с бухгалтерским учётом. В конфигурации реализована полная поддержка налогового учёта.

Пользуются популярностью у интеграторов и другие разработки.

– Важна способность программного обеспечения охватить весь производственный цикл, начиная с момента прихода продуктов на склад и до закрытия официантом/кассиром счёта, а также возможность проведения анализа по результатам работы за любой период по любому параметру деятельности. Следует обратить особое внимание на защищенность системы авторизации доступа пользователей для предотвращения хищений со стороны персонала. По этим параметрам не имеет себе равных ППП «Магия», считает Евгений ХУДЯКОВ.

Многие системы имеют несколько конфигураций, от предназначенных для одного заведения небольшого размера до сетевых.

– Наша компания представляет на рынке две системы автоматизации управления предприятиями индустрии развлечений, – говорит Андрей КУЧЕРОВ. – «РСТъ: Рестораторъ» – система автоматизации отдельного предприятия, позволяющая организовать учет и контроль всех основных бизнес-процессов предприятий ресторанно-развлекательного бизнеса. В результате внедрения этой системы, имеющей средний срок окупаемости 3–4 месяца, доходы предприятий увеличиваются на 45-70%. Система «РСТъ: Магнатъ»: в холдинге «Научно-Исследовательский Центр «Индустрия Развлечений» ей была оснащена единая служба логистики. При этом в 3 раза сократились затраты на закупку сырья и материалов, скорость оборота денежных средств увеличилась в 2 раза, внедрение системы лояльности позволило поднять общую выручку по холдингу на 25%, а внедрение эффективной системы мотивации персонала увеличило прибыль на 11%. В итоге операционная прибыль холдинга только за первый год эксплуатации «РСТъ: Магнатъ» увеличилась на 317%!

 

Стоит особо сказать еще об одном элементе автоматизации – кассовых терминалах. Наша страна входит в число немногих государств, использующих для контроля налогов фискальные методы. Контрольно-кассовые аппараты, применяемые на предприятиях общественного питания, должны иметь фискальную память, где содержится вся информация о проводимых операциях. Можно использовать только оборудование, прошедшее тестирование экспертными организациями, назначаемыми Государственной межведомственной комиссией по ККМ и внесенное в Государственный реестр ККМ. При этом надо знать, что по закону сертифицируются не отдельно оборудование и программы, а комплексы: POS-терминал пакет программ. Для предприятий общественного питания выбор их невелик (18 моделей ККМ с пакетами прикладных программ), а потому владельцам нужно крайне внимательно относиться к тому, какое оборудование будет устанавливаться на предприятии. Если вы хотите установить программный продукт на другое оборудование, придется пройти обязательную сертификацию и получить разрешение на применение от Государственной комиссии.

 

Окупаемость системы

 По единодушному мнению специалистов, срок окупаемости внедренной системы сегодня составляет от 3 месяцев. При этом следует учитывать, что предприятия одинакового формата, внедрившие одинаковые системы, могут получить разные результаты. Система – это лишь инструмент, и им надо умело пользоваться.

 Сегодня рынок автоматизации общепита переживает настоящий бум. Он растет в основном за счет оснащения новых заведений, и его прирост, по оценкам наших экспертов, составляет до 50% в год. При этом остается возможность его дальнейшего развития за счет многих практически свободных ниш, среди которых интеграторы называют, например, создание сетей с удаленным централизованным управлением и столовые предприятий. Предстоит также провести замену устаревших решений.

Автор: Владимир Поликарпов

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"