Автоматизация склада

   То, что склад должен быть автоматизирован, знают сегодня все. Однако достаточно ли купить программу или даже заказать её? Как показывает опыт – нет! Более того, автоматизация без предварительной подготовки может даже навредить.

Сначала оптимизируем

Действительно, автоматизация не единственный способ решения складских задач. Можно пойти несколькими путями. Во-первых, проанализировать работу склада и что-то изменить, например, в его зонировании, размещении товара, в организации технологического процесса. Во-вторых, можно улучшить работу склада за счет не связанных напрямую с внутренней логистикой организационных мер. В-третьих, можно упорядочить поток информации. Наконец, можно обратиться к услугам автоматизации.

И автоматизация не случайно поставлена тут на четвертое место.

Предположим, предприятие начинает проект автоматизации, не имея четкого, документированного представления о том, как должно происходить размещение товара. В этом случае практически неизбежно неоднократное изменение заказчиком понимания задач автоматизации в ходе проекта. Причем решение будет приниматься исходя не из анализа работы склада и перспектив развития, а в зависимости от текущей ситуации. При этом в складскую систему автоматизации неоднократно могут быть внесены изменения, а результат может быть далеким от оптимального. Качественно проведенный логистический аудит и оптимизация складского хозяйства способны не только повысить эффективность проекта автоматизации, но иногда и отсрочить внедрение программного продукта. Все зависит от реального состояния бизнес-процесса, который предстоит автоматизировать. Вот что считает Антон Мурзин, директор консалтингового агентства ГКЦ:

– Представим, что на складе внедряется система автоматизации. Для того чтобы настроить систему (а тем более для разработки такой системы), необходимы исходные данные. Например, для понимания того, что предстоит автоматизировать в плане оптимизации пространства, могут потребоваться: зонирование склада с точки зрения товарных групп, порядок обхода работниками мест хранения, входящих в зоны, состав товарных групп, для которых выполняется зонирование, правила размещения разных товаров и многое другое. Очевидно, что сбор указанной информации потребует от предприятия времени и усилий по анализу данных о товародвижении на складе за длительный период. Если в складском хозяйстве непрерывно ведется работа по оптимизации логистики, то входные данные системы автоматизации будут реально описывать процесс. Если же такие данные собираются в условиях изменения процедур работы, обычно сопровождающих автоматизацию… Более того, успех автоматизации во многом зависит от понимания персоналом задачи. Персонал же воспримет изменения в работе, только если они будут основываться на привычной для них логике работы.

– Внедрять новую систему управления складом целесообразно, если текущие проблемы не удается решить административными методами, – добавляет Сергей Малышев, начальник отдела логистики ООО «Ритм». – Либо изменением, допустим, зонирования склада или модернизацией системы документооборота. Лишь когда становится ясно, что процессы на складе в должной мере понятны вам самим, можно попытаться объяснить их исполнителю, устанавливающему систему.

 

Как сделать выбор

По сложности системы автоматизации можно условно разделить на три уровня. Системы начального уровня с базовой функциональностью (прием товаров, размещение, подбор партий и их отгрузка) и минимальными возможностями модификаций характеризуются небольшим количеством возможных транзакций (менее 200 в час), а количество пользователей не превышает десяти. В основном эти системы поддерживают «бумажную» технологию или ограниченный круг терминалов сбора данных, они могут предоставлять стандартные отчеты. Далее идут системы среднего уровня с базовой функциональностью и заранее определенными возможностями настройки. Количество транзакций до 1000 в час, возможность работы до 40 пользователей, системы могут работать с 10–20 радиотерминалами, имеют генератор отчетов, интерфейсы к «системе управления бизнесом» и т.п. Наконец, комплексные системы, предусматривающие значительную модификацию под требования заказчика. Они поддерживают большой объем и широкую номенклатуру товаров, значительный объем транзакций.

То, что выбор варианта системы автоматизации зависит от величины склада и решаемых задач, ясно всем. Однако важно и другое обстоятельство: насколько полно формализованы бизнес-процессы на момент начала работы по проектированию системы. Дело в том, что в случае их недостатка простая типовая система может оказаться более выгодной!

– Проводя автоматизацию складских операций на основе типового программного продукта, вы часто не получите ни возможности развития системы, ни автоматизации сложных технологических решений, например технологии идентификации с использованием RFID, – говорит Антон Мурзин. – Однако такой вариант позволяет в кратчайшие сроки решить основные проблемы с учетом товара, скоростью выполнения складских процессов, контролем персонала и, как следствие, повысить качество обслуживания, снизить совокупные потери предприятия. Проект на основе типового решения – оптимальный вариант для целого ряда ситуаций. Например, склад нуждается всего лишь в наведении порядка и упрощении процедуры поиска при отборе. В данном случае достаточно внедрения, например, адресного хранения и автоматизации процедуры планирования отбора и инвентаризации.

Отсутствие или низкое качество данных о товаре, товародвижении, штриховых кодах и других важных в любой системе автоматизации вещах – еще одна причина воздержаться от установки сложных систем. Даже если предприятие имеет финансовые возможности и желание, лучше этого не делать, пока не будут собраны требуемые данные. Пример: автоматизация размещения товара на тех складах, которые не могут предоставить для ввода в систему весогабаритные параметры товара, чтобы организовать автоматическое планирование его размещения. В этом случае базовый проект может быть первым шагом в деле внедрения системы автоматизации. Лишь решив проблемы с исходными данными, можно переходить к следующему этапу. Наконец, малый бюджет. Если экономическое положение не позволяет внедрить полномасштабную систему автоматизации, то, возможно, базовый проект поможет быстро решить наиболее острые проблемы склада, а остальной функционал можно реализовать позже.

На российском рынке сегодня представлены различные системы складского учета, предназначенные для автоматизации складов с минимальным набором задач. Это продукты на базе типовых решений SAP, Microsoft и ряда отечественных компаний.

Если же все данные есть, можно приступать к разработке полнофункционального проекта. Выполняемый по стандартной технологии проект включает в себя весь функционал, предоставляемый выбранным программным обеспечением, он позволяет внедрить, например, современные автоматические технологии идентификации. Сроки и бюджет стандартного проекта гораздо больше, но и возможности системы тоже. Стандартный проект в силу большей функциональности предъявляет серьезные требования к качеству подготовки предприятия, в нем уделяется гораздо больше внимания индивидуальным особенностям склада.

Общим для проектов остается строгое соблюдение технологии внедрения и сохранение логики работы программного продукта. Это правило может не соблюдаться только в проекте, выполняемом по индивидуальному заказу. Но, как и следует из его названия, заказной проект – штучная услуга, и его параметры отдельно согласуются с руководством предприятия.

Но этим способы автоматизации не исчерпываются. Для крупного предприятия может оказаться подходящим вариантом запустить пилотный проект для части склада, прежде чем приступить к автоматизации в целом. В зависимости от особенностей организации склада, а также возможностей предприятия проект может быть реализован как с максимально возможной функциональностью, так и на основе типовой системы, что позволит смоделировать основные складские процессы и освоить работу с системой персоналу предприятия.

– Любой из нескольких перечисленных вариантов автоматизации будет тем успешнее, чем лучше склад организован, чем более продуманы его бизнес-процессы, – полагает Антон Мурзин. – Поэтому, прежде чем принимать решение об автоматизации, следует подумать, во-первых, все ли даже простейшие возможности для упорядочения процедур работы использованы. Во-вторых, каков уровень подготовленности к автоматизации: что известно о товаре, о складских процессах, можно ли будет интегрировать новую систему автоматизации в существующую информационную систему предприятия и так далее. И в-третьих, какой уровень автоматизации нужен именно сейчас, исходя из ресурсов и набора потребностей компании. Такой подход убережет от лишних трат и позволит достичь того результата, который ожидается от внедрения системы автоматизации.

 

Важнее, чем «железо»

Есть и еще несколько моментов, которыми иногда пренебрегают. Это, прежде всего, кадровый вопрос.

– Для меня всегда остается загадкой, почему люди готовы тратить большие деньги на покупку компьютерного, и не только, «железа», но жалеют их на подготовку персонала – говорит Сергей Малышев. – Ведь это может свести на нет все усилия по автоматизации. Какой бы функциональной ни была программа, она используется и наполняется людьми, являясь лишь инструментом. И именно ошибки, а чаще – просто недостаточная квалификация людей, являются источником убытков в гораздо большей степени, чем все другие причины. Мало продумать бизнес-процессы, мало даже довести их до каждого кладовщика, надо убедиться, что он понимает написанное в инструкции именно так, как это понимал писавший ее специалист.

– Важно и продумать, как будут строиться «пограничные» отношения: например, с поставщиками, заказчиком, различными отделами собственного предприятия, – добавляет Антон Мурзин. – Как показывает опыт, именно на границе ответственности различных подразделений есть почва для разного рода потерь эффективности, и система должна учитывать это. Особенно важно правильно выстроенное взаимодействие для распределенной системы, но там автоматизатор как раз учитывает необходимость интеграции. А вот локальная система автоматизации не всегда в должной мере бывает встроена в общую систему документооборота, особенно если речь идет о типовом решении, внедряемом при минимальном участии внешних консультантов.

 

Как видим, существует целый ряд особенностей, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизированных систем. Только при соблюдении алгоритма внедрения и учете всех тонкостей система даст тот эффект, который рассчитывают от нее получить.

Автор: Владимир Поликарпов

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на "Урале"