Учет товаров в торговле

Новый Год – веселый праздник, самый лучший в году, а для магазина еще и самая «горячая» пора, пик сезонных продаж. Главная задача – за этот короткий период поработать максимально эффективно, не упустив возможности получить максимальную прибыль. И поскольку такой шанс предоставляется один раз в году, к нему нужно провести маркетинг на предприятии и всесторонне подготовиться. Как считают представители розничных сетей, перед Новым Годом объемы продаж увеличиваются в 1,5–2 раза, а количество посетителей магазинов вырастает в несколько раз. Причем 40% товарооборота приходится на последнюю неделю перед праздником. В эту неделю объемы продаж превышают среднегодовой недельный оборот в 7 раз. Поэтому как производители, так и розничные сети самым тщательным образом готовятся к празднику: любой сбой – и можно потерять значительную часть прибыли.

Три составляющих успеха

Как считает Дмитрий СОЛИН, руководитель направления автоматизации ООО «Торговая компания Системы Охраны Магазинов», существует три момента, определяющих успех предпраздничных продаж – и все они во многом зависят от качества работы системы автоматизации магазина:

– Это правильная работа с ассортиментом, поставщиками и персоналом, позволяющая минимизировать влияние «человеческого фактора», обеспечение бесперебойной работы касс, планирование акций по привлечению покупателей, – говорит Дмитрий СОЛИН. – Если когда-то успех работы даже крупной торговой сети определялся во многом личностью ее руководителя и его умением подобрать и мотивировать персонал, то сегодня успех определяют прежде всего стандарты ведения бизнеса и возможности системы автоматизации.

Однако, как показывает опыт, до сих пор понимание этого отсутствует даже у менеджмента многих крупных предприятий. Автоматизация предприятия торговли – это внедрение систем, которые контролируют и управляют всеми базовыми функциями торгового предприятия: продажами, закупками, складом, персоналом, отношениями с клиентами. Между тем, если вы спросите администратора магазина, что делает эта система, чаще всего вы услышите: «облегчает учет», «избавляет нас от рутинной работы» или что-либо подобное (хотя и эти факторы достаточно сильно влияют на увеличение прибыли за счет сокращения человеческих ошибок). Функции управления бизнесом, даже если они наличествуют в системе, зачастую остаются невостребованными. И если в обычное время потери от такого подхода не видны, хотя они и велики, то в условиях предпраздничного ажиотажа они могут обернуться пустыми полками перед праздником и необходимостью возвратов товара после.

 

Запасаемся товаром и людьми

– Главное, что должна обеспечить система автоматизации, – это исключение «человеческого фактора», а не просто учет товаров, – полагает Дмитрий СОЛИН. – Поэтому такая система должна предусматривать несколько функций: автоматическое формирование заказов по поставщикам, контроль поставщиков, контроль работы персонала. Главное правило мерчендайзинга – эффективный запас. Нет товара – нет продаж; нет нужного товара - продаж опять-таки нет. Скачок спроса в новогодний период – закономерность практически для всех групп товаров. Каждый из нас легко назовет «новогодних лидеров продаж», и дефицит этого товара не допустим. Подготовка товарного запаса имеет свои особенности в зависимости от типа магазина и ассортимента товара. Но общим является то, что расчет его должен вестись по специальным алгоритмам, а не исходя из предпочтений товароведа. Иными словами, система сама должна отслеживать товарные запасы, учитывать данные, поступающие с кассовых узлов и с учетом этого формировать заказы: и поставщикам, и на вынос товара в торговый зал. Если же этот заказ корректируется, то должно быть ясно, кем и почему это было сделано. И каждый такой случай должен рассматриваться отдельно.

– Нужно не просто определить, какие товары были проданы за период, – это умеют все товароучетные программы, – говорит Владислав Гришенко, руководитель группы внедрений компании «Ориент». – Важной характеристикой системы автоматизации является способность проводить почековую аналитику – и по этому показателю различные системы значительно отличаются. Идет ли речь о разовой крупной покупке или постоянном спросе на данный товар? Рос спрос или падал в течение дня? От ответа на эти вопросы зависит величина заказа. Обеспечивает ли ваша система возможность почековой аналитики, и, если да, насколько полно она используется – ответ на этот вопрос также важен в предпраздничный период, и не только.

Большой предпраздничной заботой, помимо формирования ассортимента и планирования объемов запасов, является необходимость обеспечить достаточное количество персонала для организации торговли в период повышенного покупательского спроса. Поэтому многие компании практикуют найм временных работников. В некоторых случаях количество дополнительных сотрудников, нанятых в предпраздничный период, может доходить до 40% от обычной численности персонала. Покупательское нашествие в предпраздничные дни заставляет некоторых розничных операторов менять график работы. Для улучшения обслуживания покупателей и, соответственно, увеличения объемов продаж, некоторые компании переходят на круглосуточный график работы: именно в ночное время наплыв посетителей особенно высок.

Вот мнение Антона Мурзина, директора консалтингового агентства ГКЦ:

– Не так просто определить потребность в дополнительном персонале. На первый взгляд, продажи растут, все хорошо… Но счетчики посетителей на входе определяют, что доля людей, ушедших без покупки, в общем числе посетителей постоянно растет. А анализ продаж показывает, например, снижение доли товаров, требующих предварительного взвешивания. Все это – признаки нехватки персонала. И принимать дополнительных работников, руководствуясь лишь интуицией, не лучшее решение. То же самое касается и графика работы магазина. Таким образом, система автоматизации должна обеспечивать и управление персоналом.

Разумеется, не стоит забывать и о том, что сегодня есть возможность использовать этот персонал наилучшим образом. В настоящее время одним из перспективнейших направлений является технология Queue busting («убийство очереди»). Сотрудники с терминалом сбора данных и мобильным принтером, так называемые мобильные кассиры, проведут считывание штрих-кодов и выдадут чек, который на кассе останется только оплатить.

 

Позвольте покупателю заплатить вам

Сбой в работе даже одной из нескольких касс способен лишить магазин значительной части прибыли. Причем дело не ограничивается потерями доли, приходящейся на эту кассу, значительная часть покупателей просто развернется и уйдет из магазина, увидев очереди. Между тем предпраздничная неделя является серьезным испытанием в работе кассовых узлов. На это время приходится не только значительная часть прибыли, но и значительная часть поломок POS-терминалов.

– Разумеется, работа касс определяется во многом качеством работы сервисного центра, – говорит Дмитрий СОЛИН. – А качество его работы, в свою очередь, определяется наличием стандартов обслуживания. И первое, о чем стоит подумать руководителю магазина: существуют ли такие стандарты, зафиксированные в договоре – или же все определяется взаимоотношениями с конкретным мастером? Вот, например, те стандарты обслуживания, которых придерживаются в нашей организации:

· Предоставление «горячей линии» по приёму заявок о неисправности оборудования – круглосуточно.

· Осуществление выезда технического специалиста на место эксплуатации оборудования по заявке о неисправности – круглосуточно.

· Оперативность прибытия технического специалиста по заявке о неисправности оборудования (с момента принятия заявки) – 2 часа (в пределах города-филиала).

· Доставка узлов и блоков при необходимости стационарного ремонта в ЦТО и обратно.

Вообще же, по мнению Дмитрия СОЛИНА, следует проверять выполнение профилактических работ ЦТО. Дело в том, что тут немало «мелочей», которые могут обернуться серьезными потерями:

– Даже если касса работает нормально, техническое обслуживание не должно сводиться к «постановке печати». Например, внутренности POS-терминалов надо элементарно чистить от пыли: она может стать причиной неисправности электрической части. Следует контролировать и своевременность замены комплектующих, проверять состояние механических частей, которые чаще всего выходят из строя: принтера чеков и денежного ящика.

Еще одной из причин потери прибыли в предновогодний период является резко возрастающая нагрузка на сети связи.

– Даже в обычное время во многих магазинах можно видеть объявления: «Извините, безналичный расчет не работает», а то и: «По техническим причинам дисконтные карты не принимаем», – поясняет Антон Мурзин. – Причем эти объявления могут висеть неделями! Это наглядно демонстрирует как качество работы IT-отделов данных магазинов, так и качество сетей, которым они доверили свой бизнес. Между тем в течение всего декабря нагрузка на сети возрастает и в предновогоднюю неделю может в пять раз превышать обычную. Выход есть: арендовать дополнительные сервера на сезон праздников, заключить договор с несколькими провайдерами… Нужно убедиться, что все, кто предоставляет вам какие-либо сервисы, достаточно быстро обрабатывают каждую транзакцию.

– Разумеется, на каждом предприятии своя специфика, – говорит Владислав Гришенко. – Например, для ресторана или кафе важно предоставить клиенту возможность сделать предварительный заказ. Предлагаемые нами системы автоматизации позволяют не только «забронировать столик», но и заранее выбрать меню, учитываются и другие особенности предприятий общепита. Своя специфика есть и в торговле розничными товарами, и система автоматизации тоже должна это учитывать. Общим остается требование надежности, которое для наших систем обеспечивается, например, работой кассовых комплексов в режиме единой базы.

 

 

Скидки, скидки, скидки!

 

Промо-акции, в первую очередь скидки, – лучший подарок покупателям к празднику. Хотя отечественные ритейлеры, в отличие от зарубежных, иногда повышают, а не понижают цены перед новогодними праздниками, спрос в этот период превышает предложение и товар просто «сметают» с полок, в том числе по завышенной цене. Тем не менее традиционные распродажи прижились и у нас. И надо сказать, что этот инструмент действует, давая возможность повысить товарооборот, по различным оценкам, до 20%.

– Важной возможностью системы автоматизации является то, что к установлению таких скидок можно подходить не шаблонно – например, столько-то процентов на группу товара, а дифференцированно, – считает Антон Мурзин. – Гибкое реагирование на изменения спроса, расчет оптимальной цены на каждый конкретный товар, отслеживание реакции покупателей на рекламные акции и многое другое – причем, чем больше степень интеграции отдельных элементов системы, тем больше возможностей. Например, установить накопительные скидки для сети в целом невозможно без персонализации учета покупок и соответствующего сетевого интерфейса. А внедрение электронных ценников дает возможность реагировать даже на кратковременные колебания спроса, оперативно снижая цену на «счастливые часы». Тем не менее возможности систем по оптимизации цены зачастую мало востребованы. Даже когда программа позволяет установить десятки различных методов стимулирования спроса, используется, как правило, один-два. И это – один из резервов увеличения товарооборота.

 

– Сейчас покупатели привыкли к скидкам, – дополняет Владислав Гришенко, – между тем существуют механизмы, дающие значительно больший эффект: это бонусная система, когда часть чека оплачивается бонусом, накопленным по предыдущим покупкам. Преимущество в том, что полученный бонус может – и будет – реализован в этом же заведении или магазине, тогда как скидка – это всего лишь недополученные предприятием «живые» деньги. Различные системы автоматизации позволяют использовать этот механизм в разной степени, и это одна из особенностей, которые следует учитывать.

Как видим, возможности не упустить прибыль заключаются зачастую в самых простых вещах, для которых не нужно ни больших затрат, ни сложных организационных мероприятий. Надо просто использовать уже имеющийся потенциал, который предоставляет существующая система автоматизации.

Автор: Владимир Поликарпов

 

"Торговое оборудование на Урале" №11/2008 г.

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"