Сетевые магазины - как выбрать компанию-интегратора

Принципы построения бизнес-процессов внутри предприятий торговли не слишком различаются. И в хозяйственном магазине, и в продуктовом минимаркете, и в бутике торговые процессы достаточно унифицированы: заказ поставщику, прием товара, наценка, размещение в торговом зале, продажа, анализ и планирование новых заказов. Исключение составляет сетевая розница. Если в одиночные магазины можно внедрять «коробочный» вариант той или иной торговой системы, то от сетевых компаний требуется непосредственное участие в процессе автоматизации. Дело в том, что в сети имеется целый ряд дополнительных задач, которые не решаются стандартными средствами и требуют индивидуального подхода.

Особенности сетевого ритейла

Чтобы понять, какими критериями следует руководствоваться при выборе системы автоматизации, надо сначала рассмотреть основные проблемы торговых сетей, которые автоматизация призвана решить.

– Пространственная разобщенность предприятий сети требует организации безопасного и надежного обмена данными, – говорит Владислав Гришенко, руководитель группы внедрений компании «Ориент». – При этом необходимо обеспечить как консолидацию данных в центральном офисе, так и ограничение доступа к системе на местах. К особенностям автоматизации бизнес-процессов торговых сетей, которые важно учесть при инсталляции системы автоматизации, относятся, казалось бы, взаимоисключающие вещи. Это обеспечение единообразия бизнес-процессов, с одной стороны, и индивидуальный подход к их реализации в каждой торговой точке, с другой. Расположенные в различных районах и даже городах предприятия сети имеют разную динамику продаж. Отличается и ассортимент, как бы сеть ни старалась ориентировать свою логистику на крупных общероссийских поставщиков. Поэтому существуют различные способы формирования заказов: централизованный, когда заявки от каждого объекта поступают в центральный офис, либо же каждый объект сети может работать с поставщиками напрямую (например, скоропортящиеся продукты заказываются у местных поставщиков). Еще один важный вопрос: будут ли отдельные магазины иметь возможность самостоятельно менять цены. Различные программные продукты ориентированы на централизованное или децентрализованное формирование цен. В любом случае важно иметь возможность устанавливать разные значения для наценки, минимальных остатков и других параметров товара для разных магазинов сети. Далее, использование единой для сети дисконтной системы требует обеспечить обмен данными между различными её объектами.

Кроме того, выбирая систему автоматизации, следует учитывать не только удобство для самой сети, но и возможность взаимодействия ее с системами автоматизации, применяемыми поставщиками. Разумеется, сеть может в этом плане предъявлять требования поставщикам, однако приходится учитывать и их интересы.

Алгоритм выбора

Сегодня на рынке систем автоматизации в области присутствует большое количество компаний. Они предлагают достаточно широкий спектр систем. Для выбора компании-интегратора заказчику целесообразно воспользоваться основными положениями стандарта RAS (Real Automation Standard), который говорит о том, что:

· должна быть установлена отраслевая ERP-система, которая обеспечивает управление всеми ресурсами предприятия;

· компания-интегратор должна обладать технологией внедрения, позволяющей заказчику получить гарантированный результат – действующую систему. В частности, это регулируется стандартами ISO 9001:2000;

· заказчик должен быть уверен, что компания-интегратор будет постоянно развивать свою систему так, чтобы она соответствовала реалиям времени.

Сегодня основная тенденция в программных продуктах – это возможность расширения бизнеса пользователя с минимальными доработками и переделками. Немногие владельцы магазинов выкидывают все старое и меняют полностью на новое. Если первоначальная интеграция была сделана качественно, то обновленная система будет продолжать работать годами.

Выводы

– Во-первых, время систем учета прошло, и стандартом стали именно системы управления, – полагает Владислав Гришенко, – так что ориентироваться надо на их внедрение, а не ограничиваться привычной еще недавно связкой «бухгалтерия + склад». При этом важно выбрать систему, изначально ориентированную на работу в сети, и инсталлировать ее в комплексе с оборудованием. Во-вторых, систему надо брать «на вырост»: менять что-либо в готовом бизнесе гораздо сложнее.

По существу, заказчик выбирает не систему, а компанию, с которой будет работать и дальше, все время, пока существует сеть. Алгоритм при этом может быть следующим:

1) перед началом сотрудничества четко объяснить исполнителю концепцию магазина, формат и специфику, добиться взаимопонимания;

2) заранее протестировать работу программного обеспечения;

3) обязательно необходимо обучение персонала работе с оборудованием и ПО;

4) выяснить сроки гарантии, условия дальнейшего технического обслуживания техники и ПО – возможны ли телефонные консультации, есть ли круглосуточная служба поддержки;

5) оговорить сроки проведения всех работ: от момента заключения договора до момента обучения персонала и введения комплекса в эксплуатацию. Кроме того, представители компании-интегратора обычно присутствуют при открытии магазина.

 

–Лучше всего посетить предприятия, где установлено предлагаемое решение и где внедрение осуществляла компания-подрядчик, – добавляет Антон Мурзин, директор консалтингового агентства ГКЦ. – Имея на руках собственную модель управления сетью с требованиями к системе автоматизации, стоит оценить опыт подрядчика и выслушать мнение предыдущих клиентов. Не бойтесь потратить на это время и деньги – учиться на чужом опыте всегда дешевле. Стоит учесть также и то, что, несмотря на все достижения компании, очень многое зависит от конкретных исполнителей, их опыта и квалификации.

 

Проблемы и решения

При разработке системы автоматизации именно заказчик должен четко поставить задачи. Ведь автоматизация – это не только налаживание учета. Это управление процессами, и, чтобы ответить на вопрос, какая деятельность будет автоматизироваться, необходимо сначала получить представление об этой самой деятельности.

– Для этой цели в мире активно используют процессный подход, основанный на выделении и анализе бизнес-процессов, составляющих деятельность компании, – поясняет Антон Мурзин. – При этом определяются:

· состав бизнес-процессов предприятия;

· какие результаты работы предприятия в целом и каждого бизнес-процесса в частности следует получить;

· какую последовательность действий нужно выполнить, чтобы процесс дал необходимый результат;

· кто является ответственным за достижение результата и обладает полномочиями для распоряжения ресурсами процесса;

· кто является исполнителем каждого действия внутри процесса;

· какие информационные и материальные объекты являются входами и выходами бизнес-процесса.

Такое описание деятельности предприятия можно сделать самостоятельно или привлечь внешних консультантов. Очень важно, чтобы разработанная модель была понятна руководителям. Каким бы грамотным и опытным ни был поставщик программного продукта, без участия заказчика ему не обойтись, так как именно владелец розничного бизнеса или его руководитель должен ставить задачи, понимать и уметь описать бизнес-процессы внутри его компании.

Наши или зарубежные системы выбрать? Этот вопрос встает одним из первых. На сегодняшний день законодательство РФ, система налогообложения и бухгалтерская отчетность не совпадают с принятыми в большинстве зарубежных стран. Все это создает трудности для предприятий, работающих с иностранными партнерами, в том числе и в области складской логистики. Российская специфика полностью учитывается в отечественных системах. А вот зарубежные должны быть специально адаптированы к нашему законодательству, а не только «русифицированы», то есть переведены на русский язык.

Стоимость систем – еще один важный момент выбора. При этом следует учитывать не только цену разработки или адаптации. Дело в том, что стоимость системы управления складывается из двух частей: первоначальная стоимость системы и стоимость владения. По сложившейся традиции отечественные системы стоят значительно меньше зарубежных. Причем цена может различаться в несколько раз при покупке продукта того же уровня. Стоимость владения – то, во что обойдется поддержание работоспособности системы и ее актуальности (например, соответствия нашему постоянно меняющемуся законодательству). Стоимость владения в значительной степени определяется стоимостью технической поддержки со стороны поставщика системы.

– Как показывает опыт, основной проблемой в торговле часто является так называемый «человеческий фактор», – полагает Владислав Гришенко, – и соответственно, при выборе системы нужно учесть, насколько она позволяет устранить его влияние и обеспечить безопасность. Иногда возникает и еще целый ряд нюансов, которые надо учитывать. Сюда, например, относится необходимость обеспечить так называемый мультифирменный учет. Известно, что для минимизации налогообложения применяются схемы, когда торговля осуществляется от нескольких юридических лиц, отвечающих за различные участки цепи поставок. Для корректной управленческой отчетности и обеспечения максимальной прибыльности система должна учитывать и эти особенности бизнеса.

Как видим, автоматизация сетей торговых предприятий – задача непростая. При ее решении системы автоматизации объединяют в единый комплекс все лучшее, что уже наработано, плюс дополнительные возможности, определяемые форматом сети.

Автор: Владимир Поликарпов

"Торговое оборудование на Урале" №2/2009 г.

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"