BACK-OFFICE

  Понятие система бэк-офис (back-office) прочно закрепилось в сфере ритейла. Это тот инструмент, который позволяет консолидировать и согласовать все бизнес-процессы. В битве за кошельки покупателей касса – фронт-офис (front-office) – является передней линией. Тылом, который обеспечивает командование, является бэк-офис – торговая система предприятия, охватывающая все процессы, протекающие в магазине – от обеспечения продаж до аналитической отчетности. От того, насколько она будет соответствовать задачам, стоящим перед конкретным предприятием, и насколько эффективно будет работать, зависит, окажется ли владелец магазина победителем в этой битве.

Системы бывают разные

Надо сказать, что сегодня сам термин бэк-офис несколько расплывчат. На Западе под этим подразумевается как управленческая составляющая программного обеспечения, так и бухгалтерская. В России, в силу специфики «национальной бухгалтерии», поставщики программного обеспечения для магазинов постарались от нее отойти, и под бэк-офисом зачастую понимается только та часть, которая отвечает за управление бизнес-процессами. Кроме того, существует разделение back-office и head-office, первое – это торговая программа, установленная в торговой точке, второе – система головного офиса сети магазинов, которая управляет торговыми программами отдельных объектов. Между тем, многие системы предполагают, что head-office одновременно является и back-office, то есть торговая программа, установленная в головном офисе сети, непосредственно управляет процессами, происходящими в магазинах. А когда-то под этим термином подразумевалась просто программа для учета товаров. Впрочем, эти времена давно прошли.

Как отметил Михаил Орлов, продукт-менеджер направления программного обеспечения класса back-office ГК «АТОЛ», современный бэк-офис уже не назовешь просто товароучётной системой:

– В наше время бэк-офис – это полноценная система управления предприятием, отвечающая за все основные бизнес-процессы на торговом предприятии. Бэк-офисная система должна в себя включать складской учёт, управление взаимодействием с поставщиками, ценообразование, подготовку товара к реализации, дисконт, взаимодействие с торговым оборудованием, реализацию сетевого обмена, производство, управление персоналом и многое другое. При этом, несмотря на полноту функциональной части, бэк-офис должен быть простым в понимании и управлении, иметь высокую скорость развертывания на торговом объекте и обладать стабильностью и оперативностью обработки различной информации. Немаловажным критерием хорошего бэк-офисного решения является поддержка большого перечня торгового оборудования.

Несмотря на многообразие задач, функции бэк-офиса сводятся к нескольким важнейшим пунктам. Вот мнение Антона Мурзина, директора консалтингового агентства ГКЦ:

– Прежде всего, бэк-офис должен разделять бизнес-процессы предприятия на несколько отдельных процессов, каждый из которых выполняется различными сотрудниками с разными правами доступа к информации. Это позволяет снизить требования к квалификации сотрудников и решает задачи обеспечения безопасности работы с информацией. Главный же плюс такого подхода – в возможности сделать систему максимально гибкой. Например, важнейшая функция бэк-офисной программы – управление розничными ценами. Это не такая простая задача, как может показаться. Цена товара, проданного отдельно, может отличаться о цены товара, проданного в мелкооптовой упаковке. Цена товара может зависеть и от того, какие другие товары покупаются вместе с ним. Наконец, цена может меняться при покупке товара по дисконтной карте и в ходе различных маркетинговых акций. Торговая система должна учитывать все эти моменты. Причём не просто учитывать, а позволять изменением цены оптимизировать прибыль. И это – тоже одна из целей разделения процессов. Иногда в саму учётную карточку товара с его описанием и кодом включают цену, при этом торговая программа теряет гибкость при работе со стоимостью товара. Установление цены товара – это отдельный бизнес-процесс, и для обеспечения всех вышеперечисленных возможностей он должен быть отделён от процесса учёта товара. Важно и отделить определение управленческой политики от процедур ее непосредственного исполнения. Определение политики закупок – это ответственное дело, которым в торговой организации занимается руководство при участии квалифицированных специалистов. Исполнять же ее, то есть применять установленные правила, могут и менее квалифицированные менеджеры. Точно так же политика скидок должна устанавливаться в центре, а исполняться автоматически непосредственно на кассах.

Вторая важнейшая задача программы бэк-офис – отражение того, что происходит в магазине с товарными запасами. На товарные запасы влияют несколько процессов: это поставки товара, продажи, возврат некачественного и непроданного товара. Точное отражение ситуации в магазине создается за счет консолидации в торговой программе информации о товарах, получаемой из нескольких источников: с кассовых узлов, терминалов сбора данных на складе, и т.п. Кроме того, система должна учитывать движение товара внутри предприятия, например, наличие собственного производства. Далее, существуют и неучитываемые «операции», такие как воровство. То есть система должна учитывать реалии и позволять корректировку данных при инвентаризации.

– Нужно не просто определить, какие товары были проданы за период – это умеют все товароучетные программы, – уточняет Антон Мурзин. – Важной характеристикой системы автоматизации является способность проводить почековую аналитику – и по этому показателю различные системы значительно отличаются. Идет ли речь о разовой крупной покупке или постоянном спросе на данный товар? Рос спрос или падал в течение дня? От ответа на эти вопросы зависит величина заказа. Обеспечивает ли ваша система возможность почековой аналитики, и если да, насколько полно она используется – ответ на этот вопрос важен для правильной организации товаропотока.

Все перечисленные функции являются стандартными для систем бэк-офис, однако у каждой системы в их реализации существуют и свои особенности, определяющие ее соответствие задачам, стоящим перед конкретным магазином или сетью.

– Несомненно, при достаточно формализованных общих операциях каждый формат розничной торговли предъявляет свои требования к бэк-офису – говорит Михаил Орлов. – Допустим, для формата cash-&-carry очень важным является зависимость категории цен от количества покупаемых товаров, для бутиков одежды очень важна возможность вести товарный учет с так называемыми характеристиками товаров (размеры, цвета). Кроме того, например, для данных форматов очень важна дисконтная политика. Хорошая бэк-офисная система должна учитывать все эти требования.

Особые требования к системе предъявляют и сетевые магазины. В частности, к таким требованиям относятся: возможность работы системы в реальном времени с удаленными объектами (либо возможность проводить достаточно частую синхронизацию), возможность автономной работы магазинов при отсутствии связи с центральным офисом и повышенные требования к обеспечению безопасности обмена данными. Например, для этого применяется такое решение, как единый бэк-офис магазинов сети, который хранит базу данных всех торговых точек. Это позволяет исключить одно звено в торговой программе, упрощает и ускоряет работу. Уменьшается объем передаваемой информации, потому что данные поступают только с касс, а база данных на сервере магазина работает автономно. Повышается безопасность, исчезают практически все возможности изменять что-либо в центральной базе данных. Но, разумеется, такой подход имеет и свои минусы, к которым относится несколько меньшая гибкость.

 

Тенденции рынка

Сегодня основное направление развития на рынке бэк-офисных систем – расширение функций торговой программы для обеспечения полной автоматизации самых различных торговых предприятий. Например, сейчас отмечается тенденция к мультиформатности торговых сетей, и производители программ откликнулись на эту потребность. В частности, такая возможность достигается применением модульной структуры комплекса. При этом каждый модуль реализует свою узкоспециализированную функцию, а заказчик сам выбирает набор необходимых модулей. В случае необходимости расширения возможностей торговой системы просто покупаются дополнительные модули. Еще одно направление развития – необходимость учитывать появление новых технологий. В частности, сегодня повсеместно применяется штрих-кодирование, но уже на подходе технология RFID – радиометки.

– Основные тенденции на рынке розницы можно разделить на две составляющие, – поясняет Михаил Орлов. Первая – это понимание, что автоматизация нужна всем, даже самым маленьким торговым предприятиям, вторая – это более высокие требования к функционалу бэк-офиса у крупных торговых сетей. Говоря о первой тенденции, стоит отметить, что у хозяина небольшого магазина гораздо больше оперативной работы и цена ошибки очень высока, а порой критична для всего бизнеса. Если для владельца крупного торгового предприятия главная задача – это стратегическое управление и грамотное делегирование полномочий, то хозяину маленького магазина большую часть работы приходится выполнять самостоятельно. Поэтому и приходит понимание, что верным слугой и помощником будет качественная система управления. Именно благодаря данной тенденции, почти у каждого разработчика бэк-офиса появились решения для малой розницы. Что касается второй тенденции, для руководителя крупного бизнеса уже мало стандартных функций бэк-офиса. Возникает необходимость решать многие задачи в режиме реального времени. Поэтому велика потребность в оптимизации технологий сетевого обмена и в усовершенствованном анализе данных. Учитывая данные требования, разработчики предлагают новые технологии, стремящиеся сделать максимально оперативным процесс решения многих задач, например, технологии Айтида NetHive, УРБД от компании 1С и другие. Что касается наших разработок, то отдельное слово необходимо сказать о технологии Айтида NetHive. Эта технология позволяет значительно ускорить процесс обмена данными в сети магазинов и существенно сэкономить на вложениях в автоматизацию для любого торгового сетевого предприятия. Многие сети магазинов заинтересованы во внедрении этой технологии.

В заключение – еще несколько моментов, которые важны при выборе системы бэк-офис.

– Надо понять главное: никакая высокотехнологичная автоматизация не поможет, если не будет четкой организационной структуры и системного подхода к реализации бизнес-процессов – советует Михаил Орлов. – А при выборе бэк-офисной системы, попробуйте ее поставить и сделать стандартные операции (приход, переоценка, выгрузка на кассу). Уже на этом этапе может стать понятно, насколько подходит Вам система.

По мнению Антона Мурзина, система должна быть современной и обеспечивать функционирование бизнеса на протяжении последующих 7-10 лет: это её минимальный срок службы. Поэтому не стоит подвергать риску свой бизнес, выбирая решение, жизненный цикл которого подходит к концу. Легко масштабируемая и наращиваемая – эти качества также необходимы системе, ориентированной на развитие бизнеса.

 

Кризис, который привел к усложнению получения кредитов, может стать двигателем развития информационных решений в торговле. Сегодняшняя ситуация заставляет компании задуматься об эффективности использования оборотных средств. Решить же вопрос повышения эффективности, не обладая комплексной информационной системой, невозможно.

Автор: Владимир Поликарпов

"Торговое оборудование на Урале" №3/2009 г.

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"