Системы автоматизации

Если мы спросим менеджера любого предприятия, что он сегодня предпринимает для того, чтобы предприятие выстояло в условиях кризиса и сохранило конкурентоспособность, мы непременно услышим слова «учёт», «оптимизация», «сокращение». Причем речь пойдет обо всех участках: «оптимизируют» сегодня всё, что можно – от кадров до товарных запасов. Но ведь это и есть основная задача любой системы автоматизации!

Рынок средств автоматизации и кризис

Как же повлиял кризис на рынок автоматизации в целом? Как полагает Алексей Ямщиков, директор внедренческого центра «Витамин», основным результатом стало существенное сокращение, а в некоторых сегментах и прекращение открытия новых объектов. Соответственно – снижение общего количества проектов автоматизации. Многие существующие предприятия (которые понимают необходимость автоматизации) корректируют планы в сторону снижения темпов и урезания месячных бюджетов, либо откладывают проекты до осени-зимы. В целом тенденция такова, что заказчики отказываются от дорогих и «тяжелых» решений и выбирают тактику поэтапной автоматизации критически важных для них участков на основе более экономичных решений. К тому же происходит естественный в условиях кризиса рост стоимости. С ростом курса доллара подорожало оборудование, что не могло не сказаться на спросе. Фирма «1С» объявила о повышении цен на свои продукты с 16 апреля на 15–20%. Вслед за этим многие партнеры, выпускающие отраслевые решения, также планируют повысить на них цены.

– На рынок автоматизации кризис повлиял переориентацией в сторону мелких предприятий, – дополняет Евгений Найдин, начальник отдела автоматизации ООО «АРТО». – Крупные предприятия, и в особенности промышленные, приостановили свое развитие. Многие предприятия остановлены и находятся в режиме жесткой экономии. Между тем более активно развивается мелкая торговля, магазины «у дома», небольшие кафе. Такие предприятия, напротив, заинтересованы во внедрении систем автоматизации, чтобы уменьшить издержки и увеличить прибыль.

При этом появляются новые рыночные ниши: в условиях кризиса все начинают экономить деньги. А автоматизация – отличный инструмент для этого.

– Например, сейчас банки увеличили взимание комиссии с плательщиков в адрес ТСЖ с 30 до 50 руб. и более, – говорит директор ООО «УралБалтия» Александр Нечай. – На каждого члена ТСЖ это составит примерно 600 рублей в год, а в 100-квартирном доме до 60 000 рублей ежегодно. А затраты на приобретение контрольно-кассовой техники «Меркурий» вместе с комплектом программ, которые мы предлагаем, гораздо меньше! В первый год 16–30 тыс. рублей, в последующие годы – 12–13 тыс. рублей за ТО + ЭКЛЗ. Соответственно, для любого ТСЖ приобрести такую технику и самостоятельно организовать прием денег – это прямая выгода. И таких примеров можно привести немало.

 

Определяем структуру

– Задачами системы автоматизации являются, прежде всего, получение оперативной и точной информации о бизнес-процессах, – говорит Владислав Гришенко, руководитель группы внедрений компании «Ориент», – и обеспечение на основе этой информации приоритетных в период кризиса направлений: сокращения уровня расходов, оптимизации кадровых ресурсов, сохранения клиентской базы. Кроме того, система должна обеспечивать помощь в принятии решений и иметь потенциал для развития бизнеса. Если говорить о том, на чем следует акцентировать внимание заказчику в процессе выбора системы, следует отметить прежде всего необходимость тщательного продумывания всех бизнес-процессов.

Учтите, что всегда стоит предпочесть комплексное решение (когда предлагают и программное обеспечение, и оборудование, и их дальнейшее сопровождение). Покупка оборудования в разных местах – не лучший вариант. Выиграв в цене покупки, чаще всего проигрывают в надежности. Среди типичных ошибок заказчиков – и попытка сэкономить на обучении и подбор оборудования и программ только по критерию цены.

– У заказчиков появилось желание приобрести качественный программный продукт с минимальными затратами, – говорит и.о. начальника отдела автоматизации и внедрений ООО «Шторм-Элита сервис» Сергей Залукаев. – Поэтому клиенты приобретают программное обеспечение, сравнительно недорогое и с минимальным пакетом функций, которое требует небольших доработок и дописания функционала. Далее, желая сэкономить, клиенты обращаются за доработками программы к программистам, которые не всегда хорошо знакомы со спецификой деятельности организации или не знакомы с ней вообще. В итоге может получиться, что клиент заплатит гораздо больше за доработки, нежели если бы он сразу приобрел то, что подходит конкретно ему. То же самое можно сказать и про оборудование. Существует оборудование, принадлежащее к низкой ценовой категории. Иногда у менеджеров под давлением заказчика возникает желание предложить самое дешевое из возможного, чтобы коммерческое предложение выглядело выигрышней, чем у конкурентов. Мы рекомендуем в таком случае воспользоваться независимой оценкой, которая позволит выявить потенциальные скрытые проблемы в дешевом проекте, прибегнув к помощи специалиста, который в состоянии заметить, например, Compact Flash вместо HDD в характеристиках дешевой POS-системы.

Решая вопрос о покупке системы, обязательно выясните ее полную стоимость, или стоимость владения. Она складывается не только из цены программного обеспечения, но и, например, из затрат на установку и настройку с учетом специфики предприятия, необходимые для работы системы аппаратные средства и их монтаж, обучение персонала, текущее обслуживание и сопровождение, сервисные услуги. Вообще же, критерием выбора компании-инсталлятора и интегратора должен быть прежде всего опыт успешных внедрений.

 

Сокращаем расходы

– Если говорить о сокращении расходов, при выборе системы прежде всего нужно обратить внимание на следующие моменты, – полагает Владислав Гришенко:

· простота освоения/внедрения системы автоматизации;

· контроль расходования денежных средств, в виде отчетности по взаиморасчетам, отчета по затратам;

· контроль дебиторской и кредиторской задолженности в различных срезах (группировках), за периоды, в т.ч. и предшествующие, для определения динамики;

· прогноз движения денежных средств, в виде платежных календарей;

· использование специального оборудования для облегчения работы товароведов (сканеры штрих-кодов, ТСД).

Получение оперативной и точной информации невозможно без формирования структурированной системы показателей для контроля и оценки доходов, расходов, эффективности работы предприятия, таких, как количественно-суммовые оценки товарных запасов, суммовые оценки денежных средств в кассах, на расчетных счетах, даты и сроки платежей, статьи доходов/расходов. Например, важно не просто определить, какие товары были проданы за прошедший день – это умеют все товароучетные программы. Важной характеристикой системы автоматизации является способность проводить почековую аналитику – и по этому показателю различные системы значительно отличаются. Идет ли речь о разовой крупной покупке или постоянном спросе на данный товар? Рос спрос или падал в течение дня? От ответа на эти вопросы зависит величина заказа. Обеспечивает ли ваша система возможность почековой аналитики, и если да, насколько полно она используется – ответ на этот вопрос также важен при выборе системы.

 

Персонал и технологии

Можно создать любую самую свершенную автоматизированную систему, однако работать с ней и настраивать ее будут, в конечном счете, люди. Поэтому важно учесть и «человеческий фактор», полагает Владислав Гришенко:

– Система автоматизации должна обеспечивать минимизацию человеческого фактора и ручного труда на ввод и получение данных – это уже важный момент для снижения количества ошибок и устранения так называемой «нелояльности персонала». Однако этим дело не ограничивается. В задачу системы автоматизации входит также оценка эффективности работы персонала и создание схем мотивации сотрудников. Естественно, современные технологии направлены на уменьшение количества персонала, однако они же могут предъявлять более высокие требования к квалификации тех работников, которые будут обслуживать систему. Поэтому простота обучения пользователей – одно из важнейших качеств системы автоматизации. В частности, этому уделено особое внимание в программах «Айтида Retail», предлагаемых нами.

– При помощи систем автоматизации возможно централизованное управление сетью торговых предприятий, что существенно снижает расходы на содержание управленческого персонала в магазинах, – говорит Евгений Найдин. – Все управление осуществляется из центрального офиса, туда же в режиме реального времени (в зависимости от выбора системы) стекаются данные о продажах. При централизованном управлении сводятся к минимуму ошибки персонала, связанные с неправильным вводом номенклатуры, ценообразования, заказами поставщикам.

 

Взаимодействуем с клиентами

Для начала – несколько цифр, известных маркетологам. Привлечение нового потребителя обходится в 3–5 раз дороже, чем удержание уже существующего. При этом если за первый год потребитель приносит предприятию прибыль в размере 1 000 $, то за 10 лет эта цифра возрастет в 50 раз. Ежегодно средняя фирма теряет 10% своих потребителей. Исследования показали, что если эта цифра будет снижена вдвое, прибыль компании увеличится на 85%. Отсюда ясно, что работа с потребителями дает возможность сохранить и повысить прибыль, затрачивая на это минимум средств. А это и есть то, к чему стремится каждый менеджер в условиях кризиса.

Конечно, стимулировать клиента можно, просто используя скидки и ничего не автоматизируя. Но автоматизация, позволяя «узнавать» каждого клиента, дает массу новых возможностей, и они уже применяются в некоторых предприятиях Екатеринбурга. Диапазон – от обычных накопительных скидок, системы бонусов, поздравлений с днем рождения до SMS-рассылки для постоянных посетителей. Плюс возможность управлять скидками, регулируя цены буквально по часам.

– Сейчас покупатели привыкли к скидкам, – считает Владислав Гришенко, – между тем существуют механизмы, дающие значительно больший эффект: это бонусная система, когда часть чека закрывается бонусом. Преимущество в том, что полученный бонус будет реализован в этом же магазине. Различные системы автоматизации позволяют использовать этот механизм в разной степени, и это одна из особенностей, которые следует учитывать.

Интерес к новым возможностям возрос, когда появилась реальная конкуренция. В условиях же кризиса системы повышения лояльности клиентов стали серьезным инструментом бизнеса, а их использование возможно только в рамках автоматизации.

Кроме популярной сегодня платежно-бонусной системы, – дополняет Евгений Найдин, – в современных системах автоматизации для привлечения и удержания клиентов разработаны гибкие многоуровневые системы скидок, управление акциями, распродажами, работа с подарочными сертификатами. Для сетей магазинов это централизованное управление системой лояльности в режиме реального времени, особенно при использовании платежно-бонусной системы, чтобы исключить возможность оплаты одним бонусом товаров в разных магазинах, а также не обидеть покупателя, не изменив своевременно величину скидки при увеличении суммы накоплений.

 

Развиваем потенциал бизнеса

Среди функций систем автоматизации есть несколько таких, которые в России редко используются полностью. Это возможности, связанные с управленческим учетом и шире – управлением бизнесом. Между тем, в передаче этих функций под контроль системы кроется один из важнейших резервов роста прибыли. По мнению Владислава Гришенко, при выборе «антикризисной» системы автоматизации важно обратить внимание на следующие возможности:

· автоматизированное формирование заявок и заказов контрагентам;

· анализ продаж товаров с целью снижения складских запасов;

· оценка эффективности вложенных средств;

· расширенная управленческая отчетность.

Нужно также учесть, что минимальный срок службы системы автоматизации – несколько лет. Поэтому система должна быть современной и обеспечивать функционирование бизнес-процессов в течение всего этого срока. Масштабируемая и наращиваемая система – это необходимость, такой подход позволит сократить расходы на замену и докупку оборудования.

 

Разные системы для разных предприятий

Для каждого предприятия торговли или сферы услуг – своя система. И даже если говорить о «бюджетных» вариантах, выбор у заказчика весьма велик.

– Например, наша компания предлагает несколько типовых «бюджетных» решений, которые можно смело назвать «антикризисными», – говорит Владислав Гришенко. – Среди них, например, такие:

· АТОЛ.EasyBOX – комплексное решение для автоматизации предприятий малого формата

· «Торговля24h» – конфигурация 1С 7.7

· «Далион: Управление Магазином» – конфигурация 1С 8.1

· «Айтида Retail: Минимаркет»

· «Айтида Retail: Для самых маленьких»

· «Айтида Retail: Магазин у дома».

В зависимости от размера и формата предприятия, организации бизнес-процессов, решаемых задач заказчику предстоит выбирать даже внутри одной серии решений. «Айтида Retail», например, выпускается в трех вариантах. При этом простота освоения позволяет в минимально короткие сроки осуществить установку системы и запуск в эксплуатацию, а строгая функциональная ориентация на определенные торговые форматы позволяет экономить средства на приобретение программного обеспечения.

«ДАЛИОН Управление Магазином» может работать с различными вариантами баз данных в зависимости от количества рабочих мест на предприятии и объема обрабатываемой информации. А ориентация на различные сегменты рынка розничной торговли, например, бутик, супермаркет, продуктовый магазин и т.д., позволяет адаптировать типовое решение к уникальным особенностям ведения бизнеса.

По мнению, Сергея Залукаева, самым оптимальным недорогим решением для автоматизации продуктового магазина остается конфигурация «Торговля 24h», установленная на платформу 1С: Торговля и Склад.

– Для автоматизации ресторанов и предприятий общественного питания мы можем предложить новый современный продукт, разработанный компанией «Ресто Софтвер»-iiko (читается айко), – добавляет Сергей Залукаев. – Нашими специалистами программным комплексом iiko были автоматизированы уже три объекта в Екатеринбурге. Iiko имеет ряд уникальных особенностей, она по функционалу превосходит другие программы для автоматизации ресторанов. Iiko позволяет автоматизировать не только маленькое кафе или столовую, но и ресторанные сети, также дает возможность контролировать через систему видеонаблюдения ваше заведение. Если предприятие, открывая новую торговую точку, не может выделить средства на автоматизацию на базе POS-терминала, то мы рекомендуем в данном случае вместо кассового аппарата приобрести кассовый комплекс «Бастион». «Бастион» по стоимости и функционалу не отличается от обычной кассы, но содержит в составе фискальный регистратор. Этот фискальный регистратор в дальнейшем может быть использован в комплексе POS-терминала для автоматизации на основе штрих-кодирования, что позволяет экономить при дальнейшей автоматизации около 600$. Что касается автоматизации крупных торговых предприятий (склады, магазины), то здесь полная автоматизация удаленных торговых точек является единственным верным решением. Установив POS-систему, вы можете снизить объем складских остатков. POS-система имеет возможность снизить издержки, возникшие в результате злоупотреблений персонала. Обеспечивает все необходимые условия для ведения бизнеса без затрат на дополнительный персонал, ведущий на данный момент учет прихода и движения товаров.

– В апреле прошлого года вышло долгожданное решение для магазинов – «1С:Розница», – говорит Алексей Ямщиков, – эта система при невысокой цене предоставляет отличные возможности для автоматизации как отдельных магазинов, так и сетей. Решение относится к классу «front-office» и очень легко в освоении, при этом не возникает проблем с переносом данных в «back-office » и в бухгалтерию. Решению уже год, оно внедрено в тысячах магазинов, и теперь его смело можно назвать оптимальным для автоматизации розницы и рекомендовать заказчикам как функциональную систему эконом-класса. Для автоматизации сферы общественного питания традиционно рекомендуем такой оптимальный вариант: связку Frontol + «Трактиръ». Предприятиям, проводящим антикризисную политику, рекомендуем не урезать сразу все расходы на ИТ. Лучше проконсультироваться со специалистами, и, возможно, разработать совместно стратегию и поэтапный план автоматизации и развития ИТ-инфраструктуры. При разработке стратегии станет понятно, какой продукт лучше всего подойдет данному конкретному предприятию и как оптимально его использовать, а от чего на данном этапе лучше отказаться. Как пример «антикризисной» программы могу рекомендовать «1С:Управляющий», предназначенный для владельцев и руководителей бизнеса и подходящий практически для любой отрасли.

– Оптимальными являются системы, хорошо зарекомендовавшие себя на рынке автоматизации, – считает Евгений Найдин. – Компания «АРТО» предлагает для розничных предприятий наряду с решениями на платформе 1С, систему «ТЭНДО».

Программный комплекс «ТЭНДО» – масштабируемая система, которая может быть внедрена как в небольших торговых предприятиях, так и в крупных, территориально-распределенных сетях. Программа имеет оптимальное соотношение функциональности, надежности и стоимости среди систем данного класса. В условиях кризиса разработчики системы предложили для небольших предприятий систему «ТЭНДО-МиниМаркет» для розничных предприятий и «ТЭНДО-МиниРесторан» для предприятий общественного питания. Это комплекты программ, полностью сохраняющие функционал системы «ТЭНДО», но с ограничением по количеству подключений рабочих мест, за низкую цену. Мы также предлагаем отлично зарекомендовавшую себя, очень надежную и удобную систему «МАГИЯ-Ресторан» для предприятий общественного питания любого масштаба и «МАГИЯ-Химчистка» – для автоматизации химчисток и прачечных.

Для автоматизации гостиниц существует программа Эдельвейс

Сегодня на рынке уральского региона присутствует целый ряд компаний, способных предложить «антикризисные» решения по автоматизации предприятий любого уровня. И главное – выбрать систему и поставщика, располагающего штатом квалифицированного персонала, оказывающего максимум услуг по внедрению, сопровождению и обслуживанию системы у заказчика.

Автор: Владимир Поликарпов

"Торговое оборудование на Урале" №4/2009 г.

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"