Автоматизация управления предприятием

 Разговор пойдет о "малом" формате. Ранее бытовало мнение, что автоматизация – это дорогостоящая операция, которую не в состоянии произвести небольшие магазин. Но сегодня оно сменилось пониманием того, что средства, вложенные в развитие торгового предприятия, соизмеримы с его постоянными потерями в результате воровства, пересортицы, порчи товара, ряда других проблем учета и управления персоналом. Поэтому грамотные владельцы малого бизнеса предпочитают избегать дальнейших потерь прибыли, вводя в работу программно-аппаратный комплекс.

– Также правильным посылом является желание владельца вывести бизнес на новый уровень, – говорит Владислав Гришенко, руководитель группы внедрений компании «Ориент». – Это может быть связано с новыми партнёрами, необходимостью принятия оперативных решений, стремлением к прозрачности бизнеса или желанием его реорганизовать. Стремление решить частную, самую острую задачу видно сразу, но когда начинается работа с компанией, выясняется, что необходимо сначала определить, в чем корень проблемы, и что придётся ломать старые бизнес-процессы.

Специфика малых форм

Автоматизация торгового предприятия – будь то магазин продуктов или стройматериалов – в целом выполняется по схожим алгоритмам, хотя и с учетом специфики товара. Однако в некоторых областях торговли специфика эта заставляет искать решения задач, характерных для конкретного формата магазина. Например, вопросы, нужен ли кассовый аппарат и т.п.? К таким областям относится и автоматизация магазинов шаговой доступности.

Одна из основных задач, стоящих перед ритейлом, – стандартизация бизнес-процессов и снижение издержек – в случае малого формата вообще и «магазина у дома» в частности – становится наиболее острой. Вот мнение Антона Мурзина, директора консалтингового агентства ГКЦ:

– Дело в том, что у крупных сетевых предприятий, например, все процессы исходно рассчитаны на автоматизацию, поскольку стандартны и определены в соответствующих инструкциях. Более того, сети и поставщиков заставляют соблюдать свои стандарты, будь то вопросы логистики, оформления документации и уж тем более ассортимента. Конечно, реально многие вопросы до сих пор решаются на уровне товароведа, который не всегда желает использовать возможности даже имеющейся программы. Однако в каком то смысле автоматизацию сети проводить проще. Несмотря на большие объёмы, территориальную удалённость предприятий, необходимость учёта потребностей торговли разными видами товаров и расчёта массы показателей, о которых в малом магазине даже не задумываются, – это проще в том плане, что логика бизнес-процессов, как правило, ясна. В малых магазинах это не так, и до владельца магазина с трудом доходит мысль, что отныне и он сам должен подчиняться неким инструкциям.

Одно дело автоматизация бухучета и учета товара – это сегодня естественно практически для всех. Но чтобы автоматизировать бизнес-процессы, требуется другой уровень восприятия бизнеса. Второй трудностью при этом является то, что в работе малого предприятия слишком много факторов, от него не зависящих.

Это, например, относится к таким вещам, как возможность оптимизировать планирование поставок. Функционал системы, конечно, предусматривает возможность использования такой функции – однако для её реализации, возможно, придется менять самих поставщиков. К тому же оборачиваемость запасов в данном формате зависит не столько от работы самого магазина, сколько от внешних факторов: спрос на продукты в микрорайоне достаточно стабилен и зависит больше от погоды или выдачи зарплаты на предприятиях, чем от тех факторов, которые поддаются регулировке средствами системы автоматизации.

Существует ещё ряд трудностей, которые имеются всегда, но особенно ярко проявляются именно в случае автоматизации малого бизнеса.  Для любого торгового предприятия остро стоит проблема квалификации персонала, ведь для полного использования возможностей системы необходимо прежде всего желание и готовность работников эти возможности использовать. Однако в малом магазине, где на каждого сотрудника возложено выполнение нескольких дел, чаще складывается ситуация, когда в установленной комплексной системе автоматизации востребованной становится только функция учёта товара. На анализ и другие «стратегические» вещи просто не остается времени. Тем не менее, рано или поздно владелец начинает интересоваться результатами работы магазина, сколько человек приходит в магазин согласно системе подсчета посетителей и сколько реально пробитых чеков. И в этом случае система учета должна обеспечить ему необходимые данные для анализа.

С чего начать?

Как видим, комплексная автоматизация магазина «шаговой доступности» далеко не такое простое дело, как кажется. И решить задачу, просто купив и установив «коробочную версию» какой-то программы, чаще всего не получается. Попытки же механически собрать такую систему из нескольких программ (например, бухгалтерской и товароучетной) относятся к наиболее часто встречающимся ошибкам малых магазинов.

– Мы видим, что к ИТ-системе малого магазина предъявляются дополнительные требования, которых нет у «больших» систем, хотя верно и обратное, – отмечает Антон Мурзин. – Нужно понять, что специально разработанная для малого бизнеса система автоматизации – это не просто урезанный и удешевлённый вариант более функциональной системы. Это самостоятельная разработка, ориентированная именно на учёт специфических особенностей формата. Она должна поддерживать работу магазина с учётом минимальной стандартизации процессов взаимодействия с поставщиками, при этом допускать определённую гибкость, возможность работы специалистов с различным уровнем подготовки, и вместе с тем обеспечивать интеграцию на уровне основных процессов: продаж, закупки, отчётности. Системы ценообразования должны позволять не только разово менять цены, но и автоматически изменять их на основе гибко настраиваемых бизнес-правил (например, по сравнению с ценами в магазинах конкурентов, поддержания заданного уровня торговой наценки и т. д.)

Ещё одним возражением против простых решений является необходимость обеспечить взаимодействие программ и оборудования. Дело в том, что в малых магазинах не всегда применимы в полном объёме многие решения, на которых основан процесс сбора исходных данных в супермаркетах, например, POS-терминалы в зале или же терминалы сбора данных на приеме товара. Это объясняется как необходимостью экономить средства, так и тем, что сама работа малого магазина построена на других принципах. Соответственно, задача правильного выбора компонентов для увязки программ и оборудования в единый комплекс становится ещё более важной, ведь чем дешевле оборудование, тем меньше возможностей имеется для настройки такого взаимодействия.

– Небольшие магазины внедряют системы автоматизации для получения результата, ресурсы на автоматизацию у них лимитированы, и распоряжаться ими они хотят эффективно, – говорит Владислав Гришенко. – На практике автоматизацию начинают с наиболее трудоёмких, массовых, регулярных операций, требующих большой точности, от которых зависит ежедневное функционирование бизнеса. Это, прежде всего, оперативный учёт – продажи, закупки, склад, когда владелец видит: сколько продано сейчас, кто и сколько должен компании, какой товар должен поступить. После автоматизации этого участка появляется картина того, что происходит: можно бороться с воровством, контролировать взаиморасчеты с контрагентами. Поставив процесс учёта, можно переходить к сквозному управлению запасами и товародвижением и далее к автоматизации управления основной деятельностью. Ключевые задачи, требующие автоматизации, могут существенно различаться в зависимости от сферы деятельности. Поэтому выбирать нужно комплексное решение, которое позволит осуществлять этот процесс поэтапно, на единой платформе, принося практическую пользу от автоматизации на каждом этапе.

Наращиваем структуру

Сейчас основная тенденция в программных продуктах для малого формата – это возможность расширения бизнеса пользователя с минимальными доработками и переделками. Очень малое количество владельцев магазинов выкидывают всё старое и меняют полностью на новое, понимая, что экономически это нецелесообразно. И если первоначальная интеграция была сделана качественно, то обновленная система будет продолжать работать годами. Причем есть два направления развития: возможность добавить в систему новые функции в действующем предприятии и возможность подключения к ней новых магазинов. И тут у магазинов «шаговой доступности», кому бы они ни принадлежали – крупным сетям, желающим занять новую нишу, или бизнесмену, открывающему второй магазин в соседнем микрорайоне, – существуют свои особенности, которые должны учитывать их системы автоматизации.

Сегодня розница тяготеет к централизованной модели управления ИТ-системой. При этом важно обеспечить надежное функционирование основных бизнес-процессов и товародвижение до уровня отдельных магазинов.

– Одним из вариантов решений данной задачи может стать применение так называемого middle-офисного решения, обеспечивающего как централизацию, так и учет особенностей малого формата, – рассказывает Антон Мурзин. – Идея состоит в том, что, с одной стороны, целый ряд операций может выполняться только на уровне магазина (например, приемка товара, печать первичных документов, инвентаризация, возврат товаров поставщику и т. д.). С другой – использование полнофункциональной back-офисной системы в небольших магазинах не всегда целесообразно, поскольку требует затрат на поддержку, обучение персонала и оставляет слишком много возможностей для злоупотреблений сотрудникам удаленного предприятия. Это означает, что целый ряд задач (закупки, заключение контрактов с поставщиками, работа с ценами и пр.), могут быть возложены на центральную систему, где имеются квалифицированные сотрудники и можно обеспечить высокий уровень безопасности, а на уровне магазина решаются только его неотъемлемые задачи. Их берет на себя middle-офис, который может представлять собой front-офис с расширенной функциональностью, либо back-офисная система с возможностью оформления розничных продаж.

Сухой остаток

И собственники компании, и руководство хотят получить экономический эффект и улучшить операционные показатели после внедрения информационной системы.

Для «магазинов у дома» к таким эффектам традиционно относятся показатели сокращения затрат и повышения производительности труда, а также стабильно пополняемый ассортимент. А вот повышение оборачиваемости капитала, к примеру, в таких магазинах зачастую просто не просчитывается. По единодушному мнению специалистов, срок окупаемости внедренной системы сегодня составляет от 3 месяцев. При этом следует учитывать, что предприятия одинакового формата, внедрившие одинаковые системы, могут получить разные результаты. Система – это лишь инструмент, и им надо умело пользоваться. И это, пожалуй, одна из основных трудностей «малого формата».

– На данный момент времени у большинства компаний-производителей программного обеспечения и оборудовании уже имеются готовые решения для магазинов малого формата, – говорит Владислав Гришенко, – они позволяют организовать работу таких магазинов и растянуть во времени процесс перехода от обычного учёта до полноценной автоматизации. Такими решениями являются: АТОЛ.EasyBOX или «Далион: Управление Магазином.Light» + ForPost.CE (кассовое ПО Frontol.CE) – комплексные решения для автоматизации предприятий малого формата.

На сегодня, несмотря на распространение супермаркетов, в Екатеринбурге преобладают магазины малого формата. Отсюда ясно и то значение, которое уделяют им разработчики программ автоматизации и компании-интеграторы. Однако предстоит ещё немало работы, прежде чем качественная комплексная автоматизация придет в малые магазины.

 

Автор: Владимир Поликарпов

 

Торговое оборудование на Урале, №5/2009 г.

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"