Автоматизированные системы управления

                                                      Автор: Черноскутов Денис – ведущий IT специалист компании «АРТО»

 

 

 

    Ни для кого не секрет, что предприятия сферы услуг растут с каждым днем. Увеличиваются потребности, желания, меняются концепции и схемы, изменяются законы и порядки и, что самое главное, меняется потребительский рынок. Усиленные темпы развития рынка HoReCa и Hospitality неизбежно ведут за собой и развитие рынка технических решений для сферы услуг. Если несколько лет назад внедрение новых информационных технологий требовало безумных затрат и времени, да еще и высоко квалифицированный персонал, то сегодня информационные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса и получили название автоматизированных систем управления (АСУ), а по-простому - автоматизация.  Что же это за зверь – автоматизация? Если отвечать по-научному – это систематизация и объединение в единое информационное пространство всех бизнес-процессов предприятия с целью усовершенствования работы и повышения ее эффективности. Проще говоря, это внедрение на предприятие инструмента облегчающего работу всея и всех.

Автоматизация сегодня – это невероятный прыжок в усовершенствовании обслуживая гостей, товароучета, систематизации действий персонала. Это мощнейший аналитический инструмент руководителя и незаменимое подспорье бухгалтера. И что самое важное - автоматизация доступна!

Рекламные материалы, статьи в интернете, PR-компании разработчиков кишат информацией о преимуществах автоматизации, но далеко не каждый сразу поймет все достоинства и увидит “изюм” всех прелестей АСУ. Мы же постараемся привести живой и наглядный пример. Возьмем, к примеру, небольшой ресторан с посадкой на 40 человек. Итальянская кухня, мягкий светлый интерьер, средний чек 800-1000 рублей. Возникает вопрос – что тут можно автоматизировать. Возьмем хранение скоропортящихся товаров – сколько убытков они приносят предприятию? Заносим данные о сроках хранения продуктов в систему АСУ, осуществляем приход данного товара – все остальное за вас сделает система. Она проинформирует об окончании продуктов на складе, об окончании срока хранения, предоставит вам отчет о продажах данных продуктов и позволит проанализировать дальнейший закуп. Зачем вам закупать продукт, который не продается, но портится постоянно?

Или возьмем, к примеру, гостиницу. Небольшую, уютную гостиницу в спальном районе города, с номерным фондов 20 номеров, кафе с бесплатными завтраками и вежливым персоналом. Автоматизация нам даст одну карту. Карту гостя. Карту, которую гость получат при заселении и которой пользуется на протяжении всего срока пребывания в гостинице. Во первых -  это электронный ключ для входа в номер (на ресепшине всегда можно отследить занятость номеров). Во вторых -  это карта для бесплатных завтраков, которая так же привязана к системе и вы всегда сможете увидеть сколько, на сколько и когда гость кушал, что позволит в разы избежать злоупотребления. В данном случае получается двухстороння выгода, выгода вам, как владельцу бизнеса и гостю, который получает такие удобства и привилегии. 

3 мифа об автоматизации:

1)     Это дорого!

Автоматизация быстро окупаема  и ее стоимость всегда конфигурируется от потребностей, всегда можно автоматизировать только проблемные или нужные зоны бизнеса. Вы получаете точный учет и аналитику, привлекаете новых гостей за счет качества – разве это не дополнительная прибыль?

2)     Это долго!

Живые внедрения нашей компании показывают,  что автоматизировать, к примеру, небольшое кафе потребует около 2-3 дней с установкой и настройкой оборудования. При этом ваш бизнес НЕ БУДЕТ простаивать эти дни. Гораздо больше времени нужно, чтобы найти и обучить официанта и портье!

3)     Это сложно!

Да, это сложно, настолько же сложно как, например бармену самому изготовить бокал для коктейля. Весь процесс автоматизации берет на себя компания интегратор, которая полностью и КОМПЛЕКСНО организуют это. Вы уже получите настроенную и рабочую систему, с которой вас научат  обращаться профессионалы.

            Многие спрашивают:  «У меня очень маленький бизнес, нужна ли мне система автоматизации?». Это зависит от ваших целей, если вы планируете стоять на месте, не развивать свое дело, не открывать новых заведений или расширять номерной фонд гостиницы, то об автоматизации стоит задуматься позже. Но если вы идете вперед, стремитесь сделать бизнес лучше, профессиональнее и удобнее для гостей – то это просто необходимо. Автоматизация - это большой шаг навстречу переменам и росту.

Процессы автоматизации маленьких и больших предприятий так же имеют свои отличия! Это немаловажно при выборе системы. Не сможет система, предназначенная для малого бизнеса делать что-то глобальное. Например, имея сеть ресторанов,система для одного кафе никогда не даст вам преимуществ системы для ресторанных сетей и наоборот  – нет смысла внедрять систему для сети в одну точку. Все бизнес процессы всегда определены, и необходимо правильно и грамотно учитывать их при автоматизации, выбирая действительно полезные и нужные функции. Конечно, сроки и стоимость внедрения для разного уровня предприятий отличается, но все это естественно сопоставимо.

Еще одним острым моментом при внедрении системы автоматизации встает вопрос о персонале. Ни в коем случае не надо думать, что АСУ заменит вам сотрудников. АСУ – это в первую очередь инструмент, которым надо управлять. Если раньше, чтобы справиться с АСУ, нужны были высококвалифицированные сотрудники,  требующие больших зарплат и расходов, то с приходом новых технологий это требование становиться ниже. Usability новых АСУ позволяют пользоваться системой разному уровню пользователей. Профессиональное обучение так же важный этап внедрения, ведь научиться пользоваться инструментом, который всегда вам поможет и укажет что делать – очень просто. За счет этого можно снизить издержки на высококвалифицированный персона.  Языковые возможности АСУ так же идут в ногу со временем, и позволяют использовать систему как минимум на нескольких языках, ведь к примеру гостиница или ресторан принимающий иностранных гостей должны обслуживать их на родном языке.

            Подведя итог можно сказать, что система автоматизации – это действительно нужный элемент бизнес-цепи. Единственное, что останавливает – это незнание и страх. Автоматизация - это доступно, это окупаемо и это очень удобно. Развивайте свое дело, наблюдайте за своим бизнесом в режиме on-line и держите все под контролем.