Информационная система - все, что вы хотели знать о своем ресторане (iiko)

    В современных условиях информационная система является одним из важнейших инструментов для эффективного управления бизнесом и существенно повышает стоимость компании, а также ее инвестиционную привлекательность. Многие ведущие рестораторы Урала уже оценили возможности iiko – комплексной системы автоматизации ресторанов ERP класса – и активно используют ее для управления своим бизнесом. iiko – это не просто автоматизация кассы и склада, отличительной особенностью системы является уникальная интегрированность всех бизнес-процессов предприятия в режиме реального времени.

Владелец ресторана, а тем более ресторанной сети, имеющий возможность в нужный момент получить отчет по основным показателям бизнеса в удобном разрезе и на основании данных по текущим продажам, понимает: управляемость компании вышла на качественно более высокий уровень. Благодаря iiko ресторатор может, например, в любое время из любой точки мира увидеть лицевой счет любого сотрудника со всеми начислениями, премиями и штрафами, продажами и опозданиями в режиме реального времени. Даже такие «мелочи», как сканирование и автоматический ввод накладных, составление расписания персонала в соответствии с плановой выручкой или даже управление музыкой в зале, стали привычными для пользователей системы и они уже не понимают, как могли раньше работать по другому.

    Над созданием iiko вот уже шесть лет работает крупнейшая в отрасли команда разработчиков. Идейным вдохновителем iiko является Давид Ян, основатель компании ABBYY, которая подарила миру такие легендарные продукты, как система распознавания ABBYY FineReader и электронный словарь ABBYY Lingvo. Большой интерес к решениям iiko возник практически сразу после выхода продукта на рынок, а на 1 октября 2011 г. количество ресторанов, выбравших iiko, превысило 1500. Благодаря таланту и высокой работоспособности своих создателей iiko регулярно радует своих пользователей очередными высокотехнологичными разработками: релизы системы выходят ежемесячно. Сегодня мы познакомим читателей с некоторыми, наиболее популярными у пользователей новыми возможностями iiko – обо всех в короткой статье написать невозможно.

Технология увеличения выручки

На прошедшей в конце сентября крупнейшей отраслевой выставке «ПИР’11» было впервые представлено инновационное решение iiko.NET, которое произвело настоящий фурор. Еще бы: это совершенно новый взгляд на ставшие такими популярными системы лояльности! Выручку заведения можно упрощенно посчитать по следующей формуле: сложим количество постоянных гостей с количеством новых гостей и полученную цифру умножим на величину среднего чека. Очевидно, что рост любого из этих параметров будет способствовать увеличению выручки, а если удастся положительно повлиять на каждый, то выручка будет расти еще быстрее. Большинство традиционных систем лояльности умеют работать только с одним фактором – увеличением количества постоянных гостей. И только iiko.NET последовательно работает со всеми тремя факторами увеличения выручки! Благодаря iiko.NET гости ходят в ресторан чаще, тратят больше, приводят своих друзей.

Как это работает? Гость заходит в ресторан, ест и получает счет, на котором крупно напечатан промокод и предложение ввести его в систему с помощью мобильного телефона, чтобы получить бонус в размере определенного процента от счета. Почему бы и нет? – думает гость, вводит промокод и получает доступ к своему новому «электронному кошельку», где уже лежит указанный бонус в виде рублей iiko.NET, которые он сможет впоследствии потратить для оплаты заказа, если вернется в ресторан снова. А ресторатор получает нового гостя – система зарегистрировала гостя и автоматически внесла его в базу данных.

     Постепенно, отвечая на вопросы iiko.NET, гость сам наполнит вашу базу данных информацией о себе, а система дополнит ее сведениями о частоте посещений, суммах заказов и предпочтениях гостя. Для того, чтобы получать бонусы и участвовать в акциях, гостю не нужно заполнять бумажную анкету и носить с собой пластиковую карту: iiko.NET «узнает» его по номеру телефона. Гости с удовольствием включаются в «игру» и возвращаются в заведение чаще и чаще — ведь мобильный телефон всегда под рукой. А ресторатор перестает терять гостей из-за того, что официант забыл предложить им дисконтную карту, потерял заполненную анкету или неправильно ввел в систему номер телефона гостя.

В iiko.NET также встроена система автоматического формирования сообщений в социальных сетях, благодаря которому гости смогут зарабатывать дополнительные бонусы, рекомендуя своим друзьям определенные промоблюда с помощью «волшебных слов». Друзья приходят в ресторан, вводят «волшебное слово», и... тоже становятся владельцами «электронного кошелька» в этом ресторане и участниками программы лояльности!

Кроме того, iiko.NET, в соответствии с установленной ресторатором системой пороговых бонусов, приглашает гостя заказать дополнительное блюдо, автоматически печатая на чеке сумму, которой ему не хватает до ближайшего бонусного порога. Гости просто не смогут устоять перед соблазном потратить в ресторане немного больше, чем планировали изначально. Теперь можно самостоятельно запланировать и настроить с помощью iiko.NET программу увеличения среднего чека ресторана! Надо просто установить бонусный порог немного выше обычного среднего чека и с удовольствием наблюдать, как он ежедневно растет.

Управление системой осуществляется через iiko.Biz – это личный кабинет ресторатора в Интернете, который доступен в любое время из любой точки мира. Инструментарий личного кабинета позволяет вести единую актуальную базу гостей ресторана или ресторанной сети, настраивать персональные рассылки e-mail и SMS сообщений, а также получать оперативные аналитические данные о гостях, их предпочтениях, частоте посещений и суммах заказов. С помощью iiko.Biz рестораторы смогут настраивать маркетинговые акции и анализировать их результаты, публиковать электронные флаеры и многое другое.

Электронный су-шеф

В классической терминологии поварского искусства есть такое понятие, как Sous-chef de Cuisine, или, в русской транскрипции, су-шеф. Это главный помощник шеф-повара, его правая рука, он распределяет работу между другими поварами и контролирует их, следит за качеством приготовления блюд и своевременной отдачей их в зал и т.п. В «штатном составе» комплексной системы автоматизации iiko, позволяющей управлять всеми бизнес-процессами ресторана, также есть такой «специалист» - это решение iikoSousChef, позволяющее управлять процессом приготовления и отдачи блюд. Оно представляет собой удобный терминал, на котором отображаются принятые заказы, курсы подачи блюд, статус и время приготовления, а также многое другое. Система позволяет управлять очередностью исполнения заказов и отслеживать время приготовления и подачи благодаря автоматическому контролю смены статуса готовности блюд. Для каждого отделения кухни можно назначить свой цвет из яркой палитры iiko, что помогает быстро распределять заказы между поварами. Настраивается также и время приготовления, что позволяет контролировать качество работы поваров. Встроенная система оповещения сигнализирует официантам, что настало время забирать готовые блюда с кухни.

Удобство и польза от внедрения такой системы бесспорны – заказанное блюдо не «потеряется» из-за улетевшего сервис-чека, а официант не будет лишний раз бегать на кухню, чтобы узнать статус готовности блюда, а значит – сможет больше внимания уделять гостям. Для руководителя эта система станет ценным источником информации о качестве работы кухни – ведь он получает статистику по срокам исполнения заказов поварами. Кроме того, встроенное решение iikoVideoSecurity фиксирует видеофрагменты, связанные с событиями, происходящими на кухне. В перспективе решение iikoSousChef будет развиваться и порадует поваров новыми удобными функциями, помогающими совершенствовать их ежедневный труд.

    Рассказывает Леонид Комиссаров, совладелец Light Café и Open Bar: «Друзья-рестораторы. И прочие интересующиеся. Проблема контроля внешнего вида КАЖДОГО отдаваемого блюда, а также ТОЧНОЕ время приготовления КАЖДОГО блюда меня гложет уже пару лет. Я даже пытался изобретать нечто, но ни разу не преуспел. В апреле, когда я услышал, что в iiko это реализовано, у меня задрожали коленки. Кухонный терминал – это не просто помощник повара. Это решение извечного конфликта между Шеф-поваром и управляющим. Первый не всегда может уследить за соблюдением стандартов, а второй это требует. И оба не знают, что происходит с отдачей блюд, пока обоих нет на месте. В чем суть? Все просто. Представьте себе монитор на кухне и хорошую ip-камеру над раздачей. На мониторе дублируется информация с сервис-принтера. Повар ставит готовое блюдо на раздачу и тыкает на мониторе пальцем в кнопку «блюдо готово». Всё! Всё уже случилось! Когда официант забивает заказ, начинается отсчет времени приготовления каждого блюда. Когда повар тыкает в эту кнопку, отсчет времени заканчивается. И я могу посмотреть, за сколько минут была приготовлена шаверма позавчера постоянному гостю Васе. А также я могу посмотреть 15-ти секундный ролик о том, как эта шаверма выглядела.»

Каждый рубль под контролем

Система iiko еще с самых первых версий, доступных для массового использования, обладала мощным и в то же время простым и удобным финансово-операционным блоком. С каждой новой версией модуль iikoOperations&Finance обзаводится все новыми и новыми полезными для рестораторов инструментами. Например, начиная с августовского релиза, iiko автоматически отслеживает задолженность по поставкам и подсказывает ресторатору сроки оплаты каждой накладной. Эта функция очень проста и удобна в использовании: для каждого поставщика в системе задается период отсрочки платежа, при проведении накладной автоматически устанавливается срок оплаты полученного товара и активируется контроль над истечением данного срока. В специальном отчете система помечает состояние задолженности различными цветами: например, красным – просроченные, синим – те, которые можно оплатить в течение недели, зеленым – уже оплаченные, а черным - те, что еще могут подождать или по которым срок оплаты не задан. Теперь сохранить хорошие отношения с поставщиками будет гораздо проще: они высоко оценят вашу пунктуальность и у вас всегда будут самые лучшие условия по поставкам.

Начиная с октября рестораторам доступен on-line отчет о движении денежных средств как в разрезе ресторана, так и на уровне ресторанной сети, который предназначен для ежедневного контроля, планирования и корректировки операционной деятельности компании. Информация о движении денежных средств предприятия полезна тем, что она предоставляет пользователям финансовой отчетности базу для оценки способности предприятия привлекать и использовать денежные средства и их эквиваленты, а также демонстрирует степень финансовой гибкости компании. Отчет о движении денежных средств (Cash Flow Statement, «отчет ДДС») дополняет Балансовый отчет (Balance Sheet, «баланс») и Отчет о прибылях и убытках (Profit and Loss Statement, P&L), реализованные еще в самых первых версиях системы iiko и ставшие своеобразной визитной карточкой продукта, выгодно отличающей его от других подобных решений. Ранее подобные отчеты рестораторы могли получить только в середине месяца, следующего за отчетным, а iiko предоставляет их в реальном времени.

Кушать доставлено!

Привычная для тех, кто пользуется iiko, прозрачность бизнес-процессов и оперативность получения нужных данных отличает и решение для автоматизации доставки готовых блюд iikoDelivery. На рынке много отличных и очень функциональных решений по автоматизации доставки, но они, как правило, обособлены от учетной системы, поэтому для получения консолидированной информации необходимо проводить специальную процедуру по обмену данных. Решение iikoDelivery является частью комплекса решений iiko, поэтому наши пользователи получают консолидированный отчет по всем участкам своего бизнеса в реальном времени, будь то ресторан, производственно-распределительный комплекс, служба доставки или магазин.

     С помощью iikoDelivery можно осуществлять централизованный прием и распределение заказов. Заказ, принятый диспетчером, передается в ближайший к месту доставки ресторан или производственно-распределительный комплекс, где блюдо будет приготовлено. Затем формируется накладная для курьера, свободного в данный момент. Статус заказа отслеживается и контролируется как оператором iikoDelivery, так и руководством, сообщения о создании или изменении доставки сопровождается звуковым сигналом в ресторане. Информация о всех клиентах и их заказах хранится в единой базе данных. Если клиент уже пользовался Вашей доставкой, его адрес и телефон автоматически появляются в заказе, что позволяет обеспечить высокую скорость и качество обслуживания. Доставки, на которые следует обратить особое внимание, можно пометить как «проблемные» и ввести комментарий (например, заказ может быть доставлен с опозданием или заменено блюдо). Такие доставки помечены красным в iikoFront и iikoOffice. Все события, связанные с обработкой заказа, фиксируются системой, сотрудники Колл-центра и ресторанов получают своевременные уведомления о ходе его исполнения, а руководству доступен полный контроль и оперативная отчетность о деятельности всей сети. При обмене данными между предприятиями сети происходит автоматическая синхронизация справочников на отдельных точках, в процессе которой дополнения, сделанные в справочниках на одной точке, передаются на другие.

Не теряйте деньги!

Зачастую рестораторы фокусируют свое внимание на кухне, дизайне зала или мероприятиях, забывая об учете и откладывая комплексную автоматизацию «на потом». И теряют деньги! Особенно важно построить эффективную управленческую вертикаль в сетевых структурах: чем крупнее компания, тем сложнее добиться необходимой прозрачности и обеспечить одинаково высокое качество обслуживания в отдельных заведениях сети. Необходимо объединить в единое информационное пространство центральный офис, производственно-распределительные комплексы, склады и рестораны сети, вовремя выявить «тонкие места» и добиться снижения издержек на всех участках бизнес-процессов. Сетевые концепции с точки зрения минимизации затрат имеют преимущества перед отдельными ресторанами за счет возможности закупки продуктов по более низким ценам у оптовых поставщиков, но в то же время и риск принятия неправильного решения существенно больше и имеет более высокую стоимость.

    При внедрении современной информационной системы путем оптимизации бизнес-процессов и сокращения издержек можно сэкономить до 25% операционных затрат. Проект окупается очень быстро за счет повышения эффективности бизнеса, снижения потерь от злоупотреблений, оптимизации продуктовых запасов и закупочных цен, продуманной финансовой политики, а также увеличения прибыли. Решение нового поколения iiko предоставляет руководителю мощные и надежные инструменты для анализа, планирования и контроля над ресурсами компании, позволяя эффективно управлять как отдельным заведением, так и целой сетью ресторанов.