Как проводить презентацию

Презентация уже давно стала неотъемлемой частью современных бизнес-коммуникаций. Она может проходить в самых разных формах и с различными целями. Но, так или иначе, презентация – это всегда публичное выступление человека или группы людей, которые хотят донести до публики важную информацию, вступить с ней в диалог или предложить решение некой проблемы. И от того, насколько удачно пройдет презентация, чаще всего и зависит успех того или иного проекта.

 

ВЫЗЫВАЕМ ДОВЕРИЕ СЛУШАТЕЛЕЙ

За последние десятилетия в современном обществе многократно возросла информационная нагрузка, и количество выступлений в той или иной форме также существенно увеличилось. Содержание само по себе удерживает интерес и внимание очень недолго и непрочно. А все мыслимые приемы построения речи уже отыграны. Борьба за аудиторию и за ее внимание ведется в других плоскостях: презентация стала гораздо более зрелищной, чем просто «чтение вслух».

В деле передачи информации у человека появилось слишком много могущественных конкурентов, и единственной его сильной стороной остается то, что он «живой», «говорящий» человек, который может общаться с аудиторией. Поэтому решающим моментом в успешности любой презентации является понимание того, что презентация, выступление – это не бесконечный монолог без контакта говорящего с аудиторией.

Эффективную презентацию можно сравнить с точной торпедой. Зарядом для нее служит запасенная заранее информация, жизненно важная для ваших слушателей. Чем ближе к цели, тем быстрее ваше выступление устремляется к той единственной точке, в которую оно направлено, и, попав в нее, заканчивается призывом к действию.

Публика всегда втайне рассчитывает, что говорящий сообщит им какую-нибудь дельную мысль, которая может оказаться полезной. Поэтому выступление – это обещание помочь слушателям что-то сделать. И на протяжении всего выступления слушатели оценивают его способность убедить их, выполнив тем самым свое обещание.

Презентация должна стать сотрудничеством, общением, но никак не пассивным восприятием или же противостоянием. Присутствие людей на вашей презентации – это уже их признание в том, что они нуждаются в помощи, в идее, которая воодушевит их и, может быть, даже изменит жизнь. Но очень часто бывает, что выступающий забывает о потенциальном клиенте. Он говорит и говорит о чем угодно – о происхождении своей фирмы, о ее славной истории, о ее победоносных методах, о ее замечательном руководстве, – но ни словом не затрагивает положения дел потенциального клиента. Не стоит забывать, что это не у вас, а у клиента есть нерешенная проблема, на помощь в решении который вы и претендуете.

При подготовке мероприятия соберите максимум информации о вашем слушателе, поймите, в чём его уникальность, и уясните, в чём суть его проблем. Возможно, удастся организовать предварительную встречу или телефонный разговор с руководителем компании, которую вы хотите заполучить в клиенты.

Подготовьте ряд вопросов. Важно, чтобы среди них не было тех, ответы на которые можно легко найти в СМИ. Проявите неподдельный интерес к работе компании, расспросите обо всех ее проблемах, но сосредоточьте свое внимание на тех, которые, по вашему мнению, уникальны для нее. Так вы получите представление о том, какие свои проблемы клиент считает присущими исключительно ему. И во время презентации всякое упоминание о тех товарах или услугах, которые вы хотите ему предложить, обязательно должно быть связано с какой-нибудь из его уникальных проблем. Но нельзя забывать о том, сколько вам отведено времени: это и должно определять характер вашей речи

Как только потенциальный клиент заметит, что его проблемы столь же актуальны еще для кого-то и, главное, что некто потратил силы и время, чтобы постараться найти решение его задач, вы автоматически попадете в число тех, кто его понимает и, следовательно, кому можно доверять.

 

Как подготовить текст презентации

Есть масса подходов к решению этого вопроса. Можно начать с изложения сути проблемы, затрагивающей интересы публики, а затем показать им иной подход к ее решению. Затем упомянуть о выгоде, которую они получат в результате вашего сотрудничества, и обязательно подсказать, какой же конкретный шаг они должны сделать, чтобы ваше сотрудничество состоялось.

Один известный оратор каждое свое выступление строит по следующей схеме: шутки, истории, анекдоты – «я собираюсь рассказать вам о…» – шутки, истории, анекдоты – « а теперь по существу…» – шутки, истории, анекдоты – «то есть можно сделать следующие выводы…». В сущности, этот план – не что иное, как вариация на фундаментальную тему, известную со времени Цицерона:

I. Введение

II. Основная часть

III. Заключение.

Существуют тысячи расширенных и дополненных вариантов этой классической схемы. Также можно построить презентацию из двух частей: солидного основания, на котором покоится ваша главная мысль или точка зрения, и конкретной идеи, представляющей собой непосредственный отклик на потребности данной аудитории.

Согласитесь, всегда производит сильное впечатление, если оратор говорит гладко и четко, не заглядывая в бумажку. Но это возможно только в том случае, когда человек мысленно видит то, о чем говорит. Как правило, его речь течет так легко именно благодаря этой воображаемой картине. И если вы опасаетесь потерять нить рассуждения, воспользуйтесь следующим способом. Задайте себе вопрос: «Как будет выглядеть мое выступление, если изобразить его на бумаге наподобие настольной игры «Монополия»? Начните мыслить не словами, а графическими образами. Набросайте основные положения, которые собираетесь затронуть, и наметьте стрелками маршрут движения. Этот прием – представить выступление в виде зрительных образов – может оказаться полезным в двух отношениях. Во-первых, создавая зрительные образы для такой схемы, вы будете рисовать мысленные картинки, которые удерживаются в голове намного дольше, чем слова. Во-вторых, вы сможете использовать свою схему вместо телесуфлера. Возьмите ее с собой на выступление и положите в такое место, чтобы ее было видно. Вы обнаружите, что «читать» ее можно с расстояния трех метров или даже больше и что, время от времени поглядывая на нее, вы в любой момент сможете сориентироваться в теме.

 

Как построить выступление

Первые 90 секунд всякого выступления – самые важные. Слушатели, вероятно, видят вас в первый раз в жизни. Они вглядываются в вас и составляют о вас свое мнение. Непременно дайте им понять, как вы рады, что они здесь. Скажите им это прямо, с первых же слов. «Я давно ждал этого момента...» Это говорит им, что вы готовились. Что вы уверены в себе. Что вам не терпится приступить к делу. И что вы счастливы, что можете поговорить именно на эту тему именно с этими людьми.

Говорите то, что вам действительно интересно, что вам легко излагать, что имеет прямое отношение к делу. Может быть, это всего одна строчка. Или приятная новость. Это не обязательно должен быть уморительный анекдот или захватывающий рассказ для развлечения публики. Не нужно никаких труднопроизносимых слов или трудноперевариваемых теорий. Ваша речь должна литься легко, без малейшего намека на претенциозность. Так устанавливаются взаимоотношения – возникает дружеская обстановка, и ваше искреннее воодушевление передается публике.

Совершенно естественно, что, выступая перед другими людьми, любой из нас волнуется. Вопреки распространенному мнению, волнение полезно и способствует успеху выступления. Приятное волнение увеличивает выброс в кровь адреналина. От него загораются глаза, оно держит нас в тонусе. Пусть волнение будет бодрящим и радостным, а не парализующим движения и речь говорящего. В противном случае публика воспринимает волнение оратора уже не как доказательство вызывающей симпатию искренности, а как неуверенность и неубежденность говорящего в том, о чем он говорит.

И еще один важный аспект: презентация не должна предоставить аудитории возможность заскучать, поэтому она не должна длиться без конца, как бессонная ночь.

Выступление, являющее собой ряд связанных между собой фрагментов, подкрепленных доказательствами, непременно будет более успешным, чем то, где оратор пытается слишком долго удерживать внимание слушателей. Не так уж трудно построить «живое» выступление в виде коротких, компактных фрагментов.

Вот несколько советов, которые могут пригодиться.

1. Представьте себе свое выступление в виде серии эпизодов. Каждый эпизод посвящен одному важному тезису. Поэтому для начала просто составьте список тезисов, которые должны запомниться слушателям.

2. В каждом эпизоде выставьте «флаг». Он подчеркивает именно то, что должно запасть в память слушателям. Он намеренно прерывает вашу речь и нарушает плавное течение скучного совещания. «Флаги» подытоживают и закрепляют сказанное.

3. Используйте разное аудиовизуальное оборудование, чтобы разбить свое выступление на части. На протяжении шести минут показывайте слайды, выполненные компьютером. Выскажите свой тезис, выставьте «флаг», потом включите свет и переходите к электронной доске – и к следующему эпизоду. Пусть техника поможет вам расчленить тему выступления, меняя место действия.

4. Двигайтесь. Если говорящий неподвижен, всякому нормальному слушателю трудно внимательно следить за тем, что он говорит. Неподвижный оратор – это невнимательная публика. Ваши перемещения приковывают внимание слушателей. Физиологи утверждают, что 80% всех решений, принимаемых человеком, – результат зрительного восприятия, так что глупо этим не воспользоваться. Двигаясь, вы снимаете и свое напряжение. Психиатры утверждают, что движение – лучший способ бороться со стрессом. Таким образом, вы помогаете сами себе.

Когда основная часть вашего выступления будет позади, настанет время вопросов. И здесь главная мысль, о которой следует помнить: вопросы и ответы – это увлекательная игра, в которой нет и не может быть проигравших и победителей. Задаваемые аудиторией вопросы – это выражение интереса к выступлению, это маркер, по которому можно понять, что осталось неясным, а что вызвало наибольший интерес. А критика слушателей – это повод для конструктивного обсуждения, а не конфронтации.

 

Если вы выступаете перед группой ответственных лиц, особенно руководителей и президентов компаний, вы должны заранее знать кое-какие особенности такой аудитории. Ответственные руководители нередко задают такие вопросы, которые они уже задавали, и больше того – знают на них ответы. Зачем они это делают? Потому что хотят проверить, знаете ли ответы вы. Процесс оценки подчиненных, консультантов – это постоянное, почти автоматическое занятие большинства руководителей, и в ходе его они могут сэкономить немало времени, если знают ответы на контрольные вопросы. Из этого не следует, что вопросы окажутся легкими. Вполне возможно, что они имеют для руководителя немалое значение и что он регулярно задает их разным людям, чтобы разобраться в деле глубже.

В девяти случаях из десяти публика запоминает то, в чем она активно участвовала. Это превращает вовлечение в соучастие, в могучий двигатель выступления.

Безусловно, эффективное выступление приносит коммерческий успех. Оно способно значительно повысить продажи. Поэтому так важно, чтобы презентация понравилась и запомнилась потенциальным клиентам.

Марина ЧУМАКОВА, компания «НоваКонсалтинг»

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"