Нужно уничтожить архив? Выбираем шредер.

   На любом предприятии ведущим хозяйственную деятельность, неважно, коммерческом или некоммерческом за годы работы скапливается огромное количество документации, которую по закону предприятие обязано хранить в течение определенного времени. В результате на крупных и средних предприятиях целый склад бумаги, измеряемой тоннами, дожидается окончания срока хранения. Какие же документы и сколько нужно хранить?

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» следует, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Документы учетной политики и программы машинной обработки данных должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Перечень типовых документов, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года определяет, что годовые налоговые декларации компания должна хранить не менее 10 лет, а квартальные при наличии годовых — пять лет. Не менее 10 лет нужно хранить и квартальные отчеты, если нет годовых (например, по НДС). А вот месячную отчетность при отсутствии квартальных форм нужно хранить 5 лет. Далее, согласно пунктам 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж… утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914, книги покупок и книги продаж следует хранить в течение полных пяти лет с даты последней записи.

Сроки хранения ряда других документов установлены специальным федеральным органом исполнительной власти — Росархивом (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290).

Процедура уничтожения документов требует создания экспертной комиссии, включающей как минимум двух человек, которая проводит экспертизу ценности документов и выносит решение об их уничтожении, оформленное актом на утилизацию документов. В акте можно делать единую запись об однородных документах, причем организация самостоятельно решает какие документы считать однородными (например, накладные).

Затем, ненужные документы после обязательного заключения экспертов, ответственный сотрудник розничного предприятия, либо сторонняя организация, если этой организации возможно доверить подобный процесс, уничтожает, о чем составляется акт. Документы можно сжечь (теперь этот способ конфликтует с экологическим законодательством), растворить в кислоте, закопать (главное, чтобы никто из конкурентов потом не отыскал) или шредировать (попросту говоря разрезать на мелкие бумажки). Цивилизованным, наверное, назовем последний способ уничтожения документов, который поддерживает достаточный уровень секретности, наиболее дешев и при этом не нарушает российское законодательство.

Специальное оборудование, называемое уничтожителями бумаг, или шредерами, присутствует в ассортименте многих предприятий, продающих торговое оборудование. В зависимости от секретности уничтожаемой документации подбирается шредер с необходимым уровнем измельчения бумаги. Шредеры с первым уровнем секретности нужны для утилизации общей документации, не имеющей особой секретности. Первому уровню соответствует резки бумаги полосками шириной не более 6 мм 2-й уровень секретности — резка не более 3,9 мм (в основном внутренняя документация компаний). Третий уровень это уже конфиденциальная и личная документация, которому соответствует резка бумаги полосками шириной не более 2 мм или фрагментами бумаги не более 3,9х30 мм. Четвертый уровень (для документов особой важности) - резка бумаги фрагментами не более 2,0 x 15 мм, 5-й уровень секретности уничтожения документов соответствует резки бумаги фрагментами не более 0,8 x 12 мм (после такой резки документ восстанавлению практически не поддается), и последний, шестой уровень секретности уничтожения документов соответствует резки бумаги фрагментами не более 0,8 x 1 мм, документ на 100% не поддается восстановлению.

Согласно опубликованным в свободном доступе данным, большим спросом пользуются шредеры второго и третьего уровня секретности, которые покупают для уничтожения повседневной офисной документации, меньшим - аппараты четвертого и пятого уровня.

При выборе шредера обратите внимание на его способность справляться со скобами, так как в противном случае вам придется просматривать каждый лист уничтожаемой документации для того, чтобы не повредить ножи. Некоторые шредеры способны уничтожать CD-диски, пластиковые карты и др. материалы. Эта способность зависит от основного параметра, на который следует обратить внимание при выборе шредера — ножей!

Также обратите внимание на объем контейнера для измельченной бумаги и максимальную толщину листов (измеряется в количествах листов), которую способен уничтожить шредер за один раз. .

Функция шредера «реверс» пригодится тем, кто пытается сразу уничтожить всю бумагу. Произойдет ожидаемое заклинивание ножей и тогда вращение ножей в обратную сторону освободит застрявшую бумагу.