Розничная алкогольная декларация- опыт регионального торгового предприятия

   В соответствии с Федеральным законом от 18.07.2011 № 218-ФЗ, с 1 января 2012 года у организаций и ИП, торгующих в розницу алкогольной продукцией, в том числе пивом, появилась обязанность отчитываться в Росалкогольрегулировании в электронном виде, что зачастую вызывает затруднения у многих представителей розницы. При этом закон предусматривает серьезную ответственность за непредставление декларации и нарушение сроков ее подачи: согласно статье 14.19 КоАП РФ, штраф для должностных лиц составляет от 3 до 4 тысяч рублей; для юридических лиц – от 70 до 80 тысяч рублей. Крупнейшая торговая сеть пермского края «Виват» нашла способ «победить» алкогольную отчетность.

 Согласно Постановлению Правительства РФ № 815, отчитаться необходимо сразу перед двумя структурами: декларацию сначала нужно представить в региональный орган власти, принимающий отчетность, а затем в течение суток передать копию в электронном виде на портал Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР).

 Проблемы розницы и поставщиков

Для подготовки алкогольной отчетности розница запрашивает данные по реализации алкоголя у поставщиков. При этом данные пересылаются по электронной почте, не проходят проверку на полноту, теряются. В торговой сети «Виват», работающей с более чем с 600 поставщиками, хорошо представляют масштабы «информационного бардака».

«Получить и обработать данные от поставщиков – задача нелегкая. Иногда на это уходят недели. Зачастую не хватает информации об импортерах, поставщиках, лицензиях, алкогольной продукции. Когда мы сводим все это воедино, часть информации может теряться», – рассказывает Алексей Решетников, начальник отдела программных разработок ООО «Виват-трейд».

Поставщики сталкиваются с трудностями другого плана. Запрашиваемые данные необходимо выгрузить из учетной системы и адресно разослать по торговым сетям. И если для мелкой розницы это чаще всего xml-файлы, то для большинства крупных сетей приходится разрабатывать и поддерживать особые протоколы передачи. На отдел информационных технологий ложится огромная нагрузка. Страдает и отдел продаж: по всем возникающим в ходе подготовки и сдачи отчетности вопросам контрагенты обращаются напрямую к менеджерам.

«Со второго числа каждого месяца, следующего за отчетным, мы отправляли автоматическую рассылку данных по контрагентам. И со второго по десятое число в среднем поступало 40–50 звонков в день от клиентов с вопросами по форматам файлов, по процедуре сдачи отчетности и т.п. Это отнимало очень много времени от наших основных обязанностей», – делится Елена Зрюмова, бухгалтер по дебиторской задолженности Klink Logistics Service. Крупная логистическая компания, Klink Logistics Service также занимается производством и продажей алкогольной продукции «Балтика» и «Восточный дивизион» в более чем 30-ти торговых сетях.

В результате, помимо длительного времени согласования и дополнительной нагрузки на сотрудников, значительно возрастает риск расхождений в итоговых декларациях.

 

Простое решение

Вторую квартальную отчетность 2013 года «Виват» решил сдавать через веб-сервис для подготовки и отправки розничной алкогольной отчетности «Алкодекларация.Контур» компании СКБ Контур. Система поддерживает возможность автоматического заполнения деклараций в части поступления алкоголя. Для этого на стороне Klink Logistics Service был установлен коробочный интеграционный модуль, совместимый практически со всеми конфигурациями 1С. После простой установки, которую компания осуществила самостоятельно, все необходимые данные с помощью одной кнопки выгружаются в «Алкодекларацию.Контур» и автоматически подставляются в нужные ячейки декларации. Во время отчетности сотруднику розницы остается зайти в учетную запись сети и дополнить подготовленную декларацию данными по реализации, подписать квалифицированной электронной подписью, выданной любым Удостоверяющим центром, и отправить сразу же на оба портала. Перед отправкой отчет автоматически проверяется на наличие неточностей или ошибок. А дополнительная нагрузка на отдел продаж поставщика была перенаправлена на call-центр СКБ Контур. По словам Юрия Кушпеля, руководителя направления ритейл компании, за июнь 2013 года call-центр успешно обработал более 40 тысяч звонков, касающихся сдачи алкогольной отчетности.

«Простое решение, не требующее проведения дополнительных работ, подходит для мелкой розницы, – рассказывает Юрий Кушпель. – Для крупных сетей, привыкших формировать отчетность в своих учетных системах, мы включили в стандартную цепочку EDI-сообщений еще одно, содержащее всю необходимую информацию для декларации. Таким образом, данные уходят не единоразово в квартал, а с каждой поставкой. EDI-сообщения дублируются электронными юридически значимыми документами. В будущем на такую схему работы перейдет и “Виват”».

«Автоматическое заполнение деклараций – это существенный шаг вперед. Мы очень надеемся, что все наши поставщики перейдут на работу с СКБ Контур. Тогда мы сможем сдавать алкогольную декларацию за один день без рисков и расхождений», – считает Екатерина Козлова, заместитель главного бухгалтера ООО «Виват-трейд».

Кроме этого СКБ-контур предглагает сервис сдачи бухгалтерской отчетности во все контролирующие органы.  Вы можете сделать заявку на подключение этого сервиса прямо сейчас, независимо от вашего местонахождения на территории России.

По всем вопросам обращайтесь по тел. 8 800 500-70-75 или заходите по адресу alko.kontur.ru