Программа Эдельвейс

  «Эдельвейс» – комплексная система управления гостиницей – была создана 12 лет назад по заказу ряда швейцарских отелей. Разработка велась под руководством западных специалистов, специализирующихся на оказании информационно-консалтинговых услуг в сфере гостиничного бизнеса.

На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 1000 установок в странах всех континентов.

 

«Эдельвейс»: оптимальный вариант

В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой «Эдельвейс». Изучение требований отечественного рынка и законодательства РФ выявило ряд существенных отличий российского и зарубежного подходов к ведению гостиничного бизнеса, что препятствовало распространению системы на российском рынке в неадаптированном виде.

 В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер. Это предъявляет к системе особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и/или мест, учету телефонных переговоров из номеров, продаваемых местами. Учет номерного фонда и его загрузки должен вестись в койко-сутках.

- Во многих отечественных гостиницах используется система обязательной полной предоплаты проживания и жесткого контроля должников (зачастую контроль осуществляется на почасовой основе).

- В РФ существуют жестко регламентированные процедуры денежных расчетов с клиентами. При реализации интерфейса с контрольно-кассовыми машинами к системе предъявляются дополнительные требования.

- Российская система бухгалтерского учета существенно отличается от зарубежной. Например, для корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.

- Отечественная система налогообложения также имеет ряд уникальных особенностей. В качестве примера можно привести налог на добавленную стоимость. В программе существует возможность формирования отчетов как с включенной суммой налога на добавленную стоимость, так и с выделением указанного налога отдельной строкой.

- Гостиничная система, распространяемая на российском рынке, должна содержать набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат. Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года утверждены формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации.

Вот далеко не полный перечень требований российского рынка, которые нашли свое отражение в системе управления гостиницей «Эдельвейс».

«Эдельвейс» – современный программный продукт, основанный на технологии «клиент-сервер». Вся информация, вводимая пользователями в систему, хранится в централизованной базе данных под управлением СУБД Sybase Adaptive Server Anywhere. Именно сервер баз данных Sybase обеспечивает хранение, обработку и защиту данных, с которыми работают пользователи «Эдельвейс».

Основная задача АСУ «Эдельвейс» – автоматизация служб бронирования и размещения («Портье»), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания.

 

Программа имеет графический модуль для отображения состояния и работы с номерным фондом – переработанный вариант знакомой многим «шахматки». Здесь даже малоопытные пользователи могут быстро научиться бронировать номера нужной категории и оценивать загрузку. Опытным же работникам программа дает почти неограниченные возможности в работе с номерным фондом при удовлетворении запросов самых взыскательных гостей.

 

Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

· бухгалтерская система гостиницы;

· АСУ ресторана;

· телефонная станция (через тарификатор переговоров);

· система контроля доступа (электронные замки);

· система удаленного бронирования;

· система платного интерактивного телевидения и др.

 

Взаимодействие с другими программами и системами

Как показывает практика, в гостиницах чаще всего используется комплексная АСУ, в которой функции разных подразделений выполняют смежные программные продукты или системы. При этом пользователь должен решить, каким образом эти системы должны взаимодействовать. Принципиальных вариантов здесь три:

1. Отсутствие обмена как такового. Такая ситуация возможна в тех случаях, когда та или иная гостиничная служба работает в сугубо автономном режиме (например, телефонная связь или ресторан). Встречается редко.

2. Документальный обмен. Информация поставляется в виде стандартных отчетов (передаваемых на бумаге), после она может быть перенесена в ту или иную параллельную систему вручную. Достаточно распространенный на сегодняшний день путь, хотя и неудобный.

3. Электронный обмен. Это наиболее удобный с точки зрения общей организации работы в гостинице путь (необходимо только, чтобы эта программа поддерживала функцию экспорта-импорта).

 

Предлагаемые «смежные» системы

При выборе «смежных» программно-аппаратных комплексов компания-разработчик «Рексофт» исходит из их популярности, надежности в работе, использовании современного информационного инструментария и уровня сервисной поддержки.

Бухгалтерская система

Программа «Эдельвейс» позволяет оперативно, в любое удобное для пользователя время переносить данные в бухгалтерские программы. На данном этапе реализованы стыковки с программами «1С:Бухгалтерия» (версии 7.7 и 8.0) и Microsoft® Business Solutions–Navision®. Стыковка осуществлена на базе импорта-экспорта данных. Интеграция с «1С:Бухгалтерия» базируется на внешней обработке данных, предназначенной для оперативного переноса информации из АСУ гостиницы в бухгалтерскую программу. Обработка позволяет путем XML–обмена загружать из «Эдельвейс»/Medallion в типовые конфигурации программы «1С:Бухгалтерия» элементы справочников «Контрагенты», «Договоры контрагентов», «Номенклатура», а также формировать документы:

· «Оказание услуг» (в «1С:Бухгалтерия 8.0» – «Реализация товаров и услуг»);

· «Услуги сторонних организаций» (в «1С:Бухгалтерия 8.0» – «Поступление товаров и услуг»);

· «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» (в «1С:Бухгалтерия 7.7» для отражения наличных оплат возможно формирование документа «Операция»);

· Документ «Операция» для отражения оплаты по кредитным картам.

Пользователь может корректировать загруженные документы и элементы справочников.

Обработка отражает бухгалтерские операции с юридическими и физическими лицами.

Загружаются данные:

· по наличным оплатам;

· по оказанию услуг клиентам;

· по оплатам кредитными картами;

· по возвратам денег клиенту за нереализованные услуги;

· по комиссионному вознаграждению посредническим фирмам.

Возможна разработка стыковки с другими бухгалтерскими пакетами («Парус», «БЭСТ»).

 

 

АСУ ресторана

Реализуется стыковка с отечественными ресторанными продуктами: TillyPad (компания «Комплит», СПб); «Магия» (компания «ИВС», Москва), Компас (компания «Инкомсофт», Москва), R-keeper (компания UCS, Москва), имеющими солидный послужной список установок (в т.ч. в гостиницах).

Осуществляется:

- ведение учета пакетов услуг по питанию (завтрак, полупансион, пансион и т.п.) в «Эдельвейсе» с автоматической передачей данных в ресторанную систему плана по питанию на текущий или любой заданный день, период;

- начисление оплаты за услуги ресторана на счет гостя с автоматической проверкой баланса лицевого счета данного гостя и учетом установленных кредитных лимитов;

- «Эдельвейс» производит контроль за питанием гостей, проживающих с разными тарифами (в т.ч. бесплатное обслуживание в ресторане).

Телефонный тарификатор (биллинг)

В качестве тарификатора телефонных переговоров выступает программа «Барсум Про» – собственный продукт компании «Рексофт» (гостиничная версия). «Барсум» осуществляет немедленную (on-line) тарификацию любых звонков, прошедших через АТС по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет клиента в «Эдельвейсе». Одновременно звонки тарифицируются по тарифам соответствующего оператора связи. В «Эдельвейсе» предусмотрена функция автоматического отключения телефона в номере при превышении оставленного гостем депозита.

При поселении в номер гостей по разделенным счетам или при поселении по местам существует возможность раздельного учета начисления стоимости телефонных звонков по каждому гостю.

Управление АТС

При наличии в АТС специального программного обеспечения для гостиниц (модуль hospitality) АСУ «Эдельвейс» поддерживает функции управления станцией:

Room status – данная функция позволяет работникам этажной службы изменять статусы комнат (убрана – грязная – готова к заселению) набором специального кода на телефонном аппарате. Для успешной реализации данной функции на АТС должны быть запрограммированы специальные префиксы и согласованы номера статусов, которые будут набираться на телефонных аппаратах горничными.

Check In/Check Out – возможность автоматически открывать/перекрывать связь при заезде/выезде гостя. Исключает несанкционированные звонки из незаселенных номеров.

Guest name – передача на станцию фамилии гостя при поселении. В дальнейшем эта фамилия отображается на дисплеях телефонных аппаратов, когда гость звонит из номера на другой телефон, установленный в гостинице.

Automatic Wake-Up – возможность установить средствами АСУ «Эдельвейс» побудки (напоминания) для гостя.

Message Waiting – включение индикатора «Вам сообщение» на телефонном аппарате в номере при внесении в АСУ «Эдельвейс» сообщения для гостя.

VIP – передача на АТС статуса гостя «VIP» при установке одноименного признака в карточке гостя в программе.

Language – передача на АТС идентификатора языка пользователя, выбранного для него в карточке резервирования, при поселении через АСУ «Эдельвейс». Может использоваться для отображения на дисплеях телефонных аппаратов, для выбора языка при прослушивании запрограммированных в станции сообщений и т.п.

 

В настоящий момент реализованы интерфейсы с АТС следующих производителей:

§ Alсatel

§ Definity

§ Meridian

§ Ericsson

§ Panasonic

§ NEC и некоторых других.

Тарификатор интернет-трафика

Продукт «Барсум Wi-Fi» (собственная разработка компании «Рексофт») – универсальное решение для организации биллинга и управления процессом предоставления широкополосного доступа в Интернет по технологии Wi-Fi, взаимодействующее с оборудованием различных производителей.

 

Подключение к GDS/IDS

Интеграция АСУ «Эдельвейс»/Medallion и системы HOTELS.SU компании «Нота Бена» предоставляет ЕДИНОЕ подключение к четырем основным Глобальным Системам Бронирования (Amadeus, Sabre, Galileo, Worldspan) и десяткам международных интернет-систем по бронированию отелей (IDS), а это:

· Более 300 000 турагентов и миллионы клиентов по всему миру;

· Доступность для бронирования 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, 365 дней в году;

· Возможность самостоятельно определять ценовую политику и стратегию продаж;

· Возможность в считанные секунды изменять цены и проверять наличие свободных номеров.

 

Система контроля доступа (электронные замки)

Система контроля доступа – удовольствие не из дешевых, но себя оправдывает. «Электронные замки» не только повышают привлекательность заведения, но и помогают исключить «левые» подселения в гостиницу.

Из наиболее известных систем, присутствующих на рынке, можно назвать норвежскую VingCard, немецкую Messerschmitt AG, испанскую TESA, Inhova, Salto или итальянскую CISA.

«Эдельвейс» обеспечивает автоматическое создание ключа-карты на рабочем месте службы приема и размещения с указанием определенных параметров (номер комнаты гостя, ФИО гостя, номер лицевого счета, срок действия ключа-карточки, зона ограничения доступа и т.д.).

Существует возможность использования ключа-карточки в качестве внутригостиничной клубной карты. Осуществляется идентификация гостя в службе приема и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж.

Так что же конкретно может получить владелец или управляющий гостиницы от такой системы?

1. Администрация гостиницы сама определяет, кто, куда и когда может войти, например:

a) директор гостиницы – 24 часа в сутки, 7 дней в неделю во все помещения гостиницы;

б) портье – во все номера гостиницы в свою смену плюс служебный вход и столовая во время обеда;

в) горничная – только в те номера, которые она убирает только в свою смену, служебный вход и столовая

*при этом директор и портье могут открыть номер, даже если гость заперся изнутри.

2. Администрация получает информацию о том, кто, куда и когда входил. Таким образом можно существенно ограничить круг подозреваемых в случае пропажи из номера, склада, бельевой. В некоторых случаях гости лишь делают вид, что у них что-то пропало в надежде на компенсацию, а персонал валит все друг на друга. И только с помощью беспристрастной техники можно определить, кто в действительности заходил в помещение.

3. Администрация получает информацию о том, кто, кому и когда делал ключи. Таким образом, как правило, полностью исключается возможность так называемого «левого» поселения, поскольку всегда можно получить отчет об изготовлении ключей.

4. Администрация по своему усмотрению может предоставлять различные степени доступа своим гостям, например:

а) рядовой гость, впервые остановившийся в гостинице и не имеющий так называемой «истории гостя», получает доступ лишь к лифту из холла гостиницы только до своего этажа и доступ к номеру, а также к центральной двери гостиницы в ночное время;

б) особо важная персона может, например, получить карточку с возможностью доступа на любой этаж гостиницы, в сауну и оздоровительный центр, плюс возможность использования карточки для расчетов в барах и ресторанах гостиницы, пользования гаражом.

Платное и интерактивное телевидение

Основные известные системы: Active 4, Eclipse, General Satellite, GuestLink.

Предоставляется возможность просмотра гостем платных каналов при соответствующей отметке статуса гостя в «Эдельвейсе» (открытие и закрытие каналов в автоматическом режиме).

Производится автоматическое начисление стоимости просмотра платных каналов, начисление стоимости дополнительных услуг, заказанных через систему на лицевой счет гостя в «Эдельвейс». Существует возможность просмотра гостем своего лицевого счета на экране телевизора и т.п.

Система внутреннего кредита (на базе электронных носителей)

При наличии в точках продаж (ресторан, бар, сауна, казино, спортивный зал и т.п.) считывателей электронных карт, объединенных в единую сеть (например, на базе системы контроля доступа), «Эдельвейс» позволяет настроить перенос счетов за такие услуги на общий счет клиента с последующим расчетом клиента у портье при выезде. При этом возможна как кредитная, так и депозитная схема оплаты с контролем остатка.

Создание единого расчетно-платежного пространства (Портье – Ресторан – Бар – Точки продаж);

- персональное обслуживание постоянных гостей (специальные привилегии, кредитование, зачеты, авансы);

- возможность использования различных схем кредитования и авансов (минимальные и максимальные границы, текущее состояние);

- различные формы идентификации и расчетов (магнитные карты, смарт-карты, proximity-карты, Touch Memory, штрих-коды, удостоверения);

- клубные технологии (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные карты);

- учет операций с партнерами и гостями;

- создание и ведение балансов партнеров и гостей;

- зачеты приходных и расходных финансовых операций, корректировки;

- зачеты складских операций;

- межбалансовые зачеты.

 

В области управления Точками продаж и оказания услуг

(медицинские, развлекательные, в т.ч. бильярд, боулинг, сауна, фитнесс и т.д.)

 

- резервирование и контроль использования ресурсов (бильярд, боулинг, сауна);

- учет услуг, оказанных гостям;

- формирование счетов;

- настройка механизмов ценообразования, правил продаж, шаблонов скидок;

- расчеты (наличные, безналичные), использование единого расчетно-платежного пространства;

- использование современных специализированных рабочих мест «Обслуживание посетителей»;

- использование оригинальных систем управления электропитанием ресурсов и т.д.

 

Юлия АКЧУРИНА, генеральный директор ООО «Ритейл Технолоджис»,

г. Тюмень, совместно с компанией «Рексофт»

Торговое оборудование на Урале, №5/2008 г.

Источник: 

журнал "Торговое оборудование на Урале"