Не измеряешь – не контролируешь.

      Всемирно признанный американский специалист по управлению качеством доктор Джеймс Харрингтон сказал: «Измерение - это ключ. Если вы не измеряете, то не контролируете. Если не контролируете, то не управляете. Если не управляете, то не можете улучшить работу». Система автоматизации как раз является тем самым ключом, который позволяет измерять результаты бизнеса, будь это магазин, ресторан, кулинария. Но, к сожалению, часто можно наблюдать, как система автоматизации используется лишь для увеличения скорости обслуживания покупателей, для определения остатков и в лучшем случае для взаиморасчетов с поставщиками. На самом деле система дает нам возможность своевременно измерять жизненно важные показатели бизнеса. Расскажем о некоторых из них. Только сначала определимся, что интересует Собственника Бизнеса, а что интересует Управляющего Бизнесом, если это разные лица. Собственника Бизнеса конечно интересует чистая прибыль предприятия, а Управляющего - Валовая Прибыль, т.к. чаще всего система мотивации завязана именно на Валовую прибыль. Становится популярной партнерская схема взаимодействия между собственником и Управляющим, когда последний мотивирован на чистую прибыль, которая может быть рассчитана по следующей схеме:

Валовая прибыль = Сумма продажи – себестоимость товара

Операционные расходы – расходы непосредственно связанные с получение прибыли (транспортировка, расходные материалы и прочее)

Операционная прибыль = Валовая прибыль – операционные расходы

Накладные расходы - общие расходы компании: налоги, аренда, административные расходы

Чистая прибыль = Операционная прибыль - накладные расходы

При такой схеме Управляющий Бизнесом ориентирован не только на увеличение валовой прибыли, но и на снижение расходов. Соответственно система автоматизации для собственника должна давать информацию о чистой прибыли предприятия. Например, информационная система «Далион» дает уникальный отчет «Управленческий баланс». Отчет наглядно демонстрирует общее положение дел на торговом предприятии и позволяет просмотреть самые значимые финансовые показатели работы фирмы за указанный период.

Статьи баланса:

Товары на складах – стоимость товаров на складах в закупочных ценах.

Товары в пути – стоимость всех перемещенных с одного склада на другой, но еще не подтвержденных товаров. Возможно только при существовании в фирме сети магазинов (складов).

Наличные деньги – сумма наличных денег в кассах в валюте управленческого учета.

Безналичные деньги – сумма безналичных средств (на расчетных счетах).

Взаиморасчеты:

Мы должны - все долги фирмы всем контрагентам.

Нам должны – все вместе взятые долги, которые должны контрагенты предприятию.

Итого: - это разность между тем, что имеет фирма (товары на складах, товары в пути, наличные деньги, безналичные деньги и задолженность контрагентов фирме) и долгами фирмы («мы должны»)

Разница между значениями полей «Итого» на начало периода и на конец периода равна чистому доходу предприятия за этот период.

Обороты за период

Прибыль от продаж:

В т.ч. по услугам – прибыль от продажи услуг

В т.ч. по товарам – прибыль от продажи товаров

Затраты – сумма всех издержек по статьям затрат.

Финансовый результат – разница между прибылью от продаж и затратами.

Какие возможности дает система автоматизации управляющему, чтобы оперативно принимать управленческие решения. Например, благодаря полученной информации в системе «Айтида Retail» можно анализировать наполняемость магазина, анализировать спрос на отдельные категории товаров, продажи товаров, движение денежных средств, взаиморасчеты с поставщиками, качество работы менеджеров и другое. Рассмотрим отчет «Оборачиваемость товаров», который формируется по товарам с выбранного склада за указанный период времени со следующими параметрами:

«Среднедневной остаток» - количество товара, в среднем остающегося после продаж.

«Оборачиваемость в днях» - число дней, требующихся для продажи имеющихся запасов. Иногда этот параметр называют средним сроком хранения товара в днях. Так можно узнать, сколько дней требуется для продажи средних запасов.

«Оборачиваемость в разах» - сколько оборотов делает товар за период.

«Уровень запасов в днях» - показатель, характеризующий обеспеченность магазина запасами на определенную дату, другими словами, на сколько дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса.

Чем выше оборачиваемость запасов компании, тем более эффективной является ее деятельность, тем меньше потребность в оборотном капитале и тем устойчивее финансовое положение предприятия при прочих равных условиях. Ведь большинство поставщиком, особенно в продуктовом бизнесе, дают отсрочку платежа. Поэтому при грамотном заказе товаров можно «работать за счет поставщика».

Управление ассортиментом поможет осуществить отчет « ABC/XYZ анализ продаж». Он позволит определить наиболее значимые для предприятия товары по прибыли и по обороту и одновременно производить классификацию товаров по стабильности (постоянству) продаж по трем классам.

Группа А – самые важные товары, на которые приходится наибольшая часть денежных средств, вложенных в запасы. Размеры запасов по позициям группы А постоянно контролируют, точно определяют издержки, связанные с закупкой, доставкой и хранением, а также размер и момент заказа. Товары группы A должны быть всегда доступны в магазине, так как их отсутствие более болезненно сказывается на товарообороте или прибыльности, чем отсутствие товаров, например группы C.

Товары группы В занимают срединное положение в формировании запасов предприятия и по сравнению с группой А и требуют к себе меньшего внимания.

Товары группы С считают второстепенными.

Класс X включает товары, спрос на которые равномерен, либо подвержен незначительным колебаниям. Объем реализации по товарам хорошо предсказуем.

Класс Y включает товары, которые потребляются в колеблющихся объемах. Возможности прогнозирования объема реализации средние.

Группа Z включает товары, спрос на которые возникает эпизодически, например товары с сезонным характером спроса. Прогнозировать объемы реализации товаров сложно.

X

Y

Z

A

Товары этих групп отличаются высоким товарооборотом и стабильностью. Необходимо обеспечить их постоянное наличие, но для этого не нужно создавать избыточный страховой запас. Расход товаров этих групп стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары этих групп при высоком товарообороте имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

Товары этих групп при высоком товарообороте отличаются низкой прогнозируемостью расхода. Попытка обеспечить гарантированное наличие всех товаров данных групп только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличится. По этим группам следует пересмотреть систему заказов.

B

C

Для товаров группы СХ можно использовать систему заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.

По товарам группы CY можно использовать систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары непостоянного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть из них можно безболезненно выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или труднореализуемые запасы, из-за которых компания несет потери.

 

 Также существует еще масса полезных отчетов по анализу цен, взаиморасчетов, лояльности покупателей. Главное помните, если вы не измеряете, то вы не контролируете!

 

Автор: Акчурина Юлия, директор ООО "Ритейл-технолоджис" г. Тюмень