Электронные счета-фактуры и первичные документы – битва за рентабельность?

   Полгода назад были внесены поправки в Налоговый кодекс (Закон № 229-ФЗ от 27.07.2010), которые разрешили использовать счета-фактуры в электронном виде. После этого ФНС и Минфин утвердили процедуру обмена такими документами между компаниями и последующего представления электронных документов в налоговую инспекцию. Все остальные первичные документы (договор, акт, накладная) уже давно могут применяться в электронном виде (в соответствии с законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Новшества всегда вызывают опасения. Многие думают, что еще нет практики по электронным документам, подписанным ЭЦП, что с аудиторами и налоговыми инспекторами будет слишком много проблем.Практика есть! Сейчас практически не существует компаний, которые носят бумажные платежные поручения в банк. Все высылают платежки из офиса, подписывая их ЭЦП. Были ли у кого-нибудь из-за этого проблемы с аудиторами или налоговой инспекцией? Нет.

С недавнего времени российские компании получили возможность использовать электронные, а не бумажные документы при взаимодействии с клиентами и поставщиками. Акты, договоры, накладные, счета-фактуры подписываются электронной цифровой подписью (она заменяет сразу и синюю печать, и ручную подпись) и моментально передаются через интернет.

Нововведение особенно пришлось по вкусу участникам рынка FMCG (FMCG – от английского fastmovingconsumergoods (быстро оборачиваемые потребительские товары)) в связи с традиционно большим объемом документов и сравнительно невысокой рентабельностью бизнеса. Переход на электронные документы позволяет существенно снизить очевидные «бумажные» издержки: расходные материалы, содержание архива, раздутый штат делопроизводителей и бухгалтеров. Если копнуть глубже, то электронные документы позволяют решить и более серьезные проблемы. Например, помочь розничной сети избежать доначислений по НДС и налогу на прибыль (такие доначисления получают 60% компаний) по итогам проверок; увеличить эффективность и прозрачность работы с поставщиками.

В конце декабря 2011 года Владимир Путин подписал постановление об электронных счетах-фактурах. В настоящее время налоговые органы утверждают формат электронного счета-фактуры. Как только это произойдет, цифровые счета-фактуры можно будет использовать в реальной работе. Однако игроки рынка уже сейчас активно начинают процессы по переориентации своих бизнес-процессов на электронные документы. Например, тестовый обмен электронными счетами-фактурами со своими поставщиками осуществляет METRO Cash&Carry. Эта компания ежедневно получает 15 000 входящих документов. Основная цель перехода на электронные счета-фактуры – обеспечение наличия документов для подтверждения получения права вычета по НДС и автоматическая проверка реквизитов и учет документов при обработке. Переданные электронные документы подписываются электронной подписью, обладают юридической силой и могут быть представлены в налоговую службу или суд аналогично бумажным.

В качестве примера приведем кейс торговой сети Billa(входит в REWE International AG, насчитывает 72 супермаркета в России)о внедрении системы Диадок (СКБ-контур) для обмена электронными юридически значимыми документами с поставщиками.

Количество поставщиков – 600.

Например, только по премиям и по возврату товара сеть каждый месяц создает 51 000 документов (127 400 листов бумаги), среди которых около 20 000 только счетов-фактур. На это тратится более 120 000 рублей – на расходные материалы и почтовые пересылки. Большая часть документов хранится в архивах ритейлера и занимает много места.

Кроме того, каждый документ от момента его создания до момента получения поставщиком в течение месяца проходит одну и ту же процедуру — его печатают, подписывают, на нем ставят печать, затем отправляют на почту.

Длительный срок подготовки и отправки документов вызывает недовольство поставщиков и затрудняет взаимодействие. Например, ритейлер начисляет премии, отправляет документ, подтверждающий это. Поставщик получает документы только через месяц и в случае несогласия с новыми условиями сообщает об этом в розничную сеть. Но это происходит с запозданием.

Поэтому, чтобы избавиться от огромного количества бумажных документов и счетов-фактур, сделать их круговорот в цепочке «ритейлер-поставщик» оперативным и контролируемым, компания Billa решила перейти на электронные версии документов.

Первой попыткой перевести документооборот хотя бы частично в электронный вид стала настройка системы SAP, которой пользуется Billa, на отправку всем поставщикам электронных писем с извещением о создании счета-фактуры и начислениях. Это позволяло каким-то образом выстроить цепочку по оперативному информированию поставщиков, но не избавляло от большого объема бумажной работы – документ по-прежнему необходимо было распечатывать и отправлять почтой.

В результате в мае 2011 года с компанией СКБ Контур была достигнута договоренность о реализации пилотного проекта по обмену электронными документами с поставщиками своей розничной сети.Электронные документы, переданные через систему Диадок, вместо обычной печати и ручной подписи подписываются электронной подписью. Такие цифровые документы обладают юридической силой – их не нужно дублировать на бумаге и высылать почтой. За три месяца внедрения системы электронного документооборота и его тестовой работы Billa потратила средства, сравнимые с ежемесячными прямыми расходами компании на бумагу, коробки и т. д. (120 000 руб.). А кроме того, съэкономила производственные и людские ресурсы.