Автоматизация предприятий общепита: полезные советы

   В век стремительного развития информационных технологий именно автоматизация становится основным инструментом для контроля успешности бизнеса на любом предприятии. В настоящее время не только крупные рестораны и комбинаты питания ставят перед собой задачу по автоматизации учета, но и небольшие кафе, столовые, фуд-корты.

 Зачем это нужно?

Грамотный руководитель стремится внедрить автоматизированную систему учета не просто с целью регистрации продажи, расчета заработной платы и сдачи бухгалтерской отчетности. Актуальным становится система учета продуктов на всех стадиях: от поступления на склад до списания в производство, не менее важно и обеспечить развитие системы привлечения и удержания покупателей.

Одна из основных задач автоматизации – борьба со злоупотреблениями персонала. Если в торговле на долю работников приходится примерно половина потерь от хищений, то в общепите все 100%. Автоматизация позволяет существенно сократить возможности для махинаций. Задача может быть решена кардинально, например, подключением к системе микроволновок (если речь идет о фаст-фуде), которые сообщат о количестве разогретых порций. И менеджер уже не должен никого «ловить за руку» – достаточно сравнить эту цифру с чеками.

Еще одна важная функция системы автоматизации – аналитическая. Автоматизированная система управленческого учета позволит руководителю проанализировать результаты деятельности своего предприятия, выделить более прибыльные блюда, организовать эффективную и в то же время выгодную для предприятия дисконтную систему, как средство повышения лояльности покупателя.

Основные плюсы, которые дает автоматизация:

система способна обеспечить полный контроль действий персонала и связать бизнес-процессы в единое целое;

на крупных предприятиях можно сократить количество персонала, занятого на рутинных операциях;

повышается скорость обслуживания посетителей;

появляется возможность вести детальный учет и контроль.

Однако лишь правильный подход к автоматизации позволит повысить эффективность деятельности предприятия, снижая издержки человеческого фактора и принося максимальную прибыль.

 

Формат заведения и проблема выбора

– Формат предприятия общественного питания во многом влияет на выбор программно-аппаратного комплекса для автоматизации учета, – говорит Алёна Федотова, ведущий специалист отдела торговых систем компании Техно-линк. – Например, обязательно необходимо учесть предполагаемый поток клиентов: чем больше клиентов, тем больше нагрузка на аппаратную часть комплекса. Поэтому для фуд-корта оборудование должно быть отказоустойчивым и высокопроизводительным. При этом особое внимание тут уделяется уже указанной выше «лояльности персонала».

В ресторане или кафе существует своя специфическая проблема, когда заказ принимает один человек, готовит – второй, а напитки к нему доставляет третий, и все они находятся в разных местах. Решение этой проблемы дает огромный выигрыш в скорости прохождения заказа от официанта до кухни. Особенно это заметно, если официанты оснащены карманными компьютерами, применение такой технологии сегодня становится целесообразно и в достаточно демократичных заведениях. Но еще более для ресторанов важна система лояльности клиентов. Просто объявить скидки можно, ничего не автоматизируя. Но автоматизация позволяет «узнавать» каждого клиента, и дает массу новых возможностей: от обычных накопительных скидок, системы бонусов, поздравлений с днем рождения до SMS-рассылки для постоянных посетителей. Всё это уже применяется в некоторых заведениях Екатеринбурга.

 

Детали и тонкости

Среди общих правил выбора можно отметить системный подход при интеграции различных элементов автоматизации.

– Рынок софта в настоящее время насыщен разнообразными программными продуктами для предприятий общественного питания – говорит Алёна Федотова. – Учитывая опыт компании Техно-линк в автоматизации общепита, рекомендуем автоматизировать учет с помощью отраслевых решений таких разработчиков, как Рарус или СофтБаланс.

Так, компания Рарус совместно с 1С предлагает программные продукты 1С:Предприятие 8. Общепит, 1С:Предприятие 8. Ресторан и 1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе. В комплекте эти программы позволяют автоматизировать рабочие места: главного бухгалтера, бухгалтеров по различным участкам учета, бухгалтера-калькулятора, технолога, кладовщика, а также администратора, кассира, бармена. Решение приемлемо для предприятий питания любых форматов и концепций, таких как рестораны, кафе, бары, столовые, подразделения питания гостинично-ресторанных комплексов, развлекательных центров. 1С:Предприятие 8. Ресторан позволяет реализовать несколько схем обслуживания: table-service – классическое обслуживание с официантом, оформление предварительного заказа на столик и fast-food – быстрые продажи, обслуживание без официанта, смешанная – комбинация предыдущих пунктов, например, в каждом зале ресторана может быть установлена своя схема обслуживания посетителей.

Программный продукт 1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе — оптимальное решение для предприятия общепита с двумя и более расчетно-кассовыми узлами, а также оказывающих широкий спектр услуг. Например, в столовой Уральского завода металлоконструкций , наша компания внедрила технологию учета питания сотрудников с использованием системы клубных карт. В кафе «Ангел» внедрена гибкая система бонусов и скидок: это и накопительные скидки с различными условиями, и подарочные сертификаты, а также бонусные карты бизнес-партнеров кафе.

Для малых предприятий общественного питания, на 1-2 рабочих места, можно выбрать программный продукт «Трактиръ: Nano». Программа позволяет автоматизировать процессы обслуживания гостей и ведения управленческого учета там, где не требуется разделение этих функций по разным системам. На этапе запуска деятельности предприятия «Трактиръ: Nano» - верный способ экономии бюджета.

В дальнейшем можно перейти на старшие версии продукта, обладающие расширенным функционалом. Например, «Трактиръ: Front-Office» - решение для автоматизации работы официантов и кассиров, позволяет организовать работу с «фишками» в ресторанах быстрого обслуживания. Неотъемлемым плюсом решения является гибкая бонусная система, позволяющая начислять бонусы различными способами, возможность работы с гостиничной системой.

Для предприятий, оказывающих комплекс услуг, будет интересен программный продукт «Трактиръ: Front-Office» версии Премиум, предусматривающий обслуживание по абонементам, талонам, купонам, с возможностью гибкой настройки.

При выборе программно-аппаратного комплекса для общепита предпочтение лучше отдать комплексным решениям, а не так называемым «сборным» системам, которые заказчик пытается скомплектовать самостоятельно. Предприятия, делая подобный выбор, пытаются снизить расходы на приобретение нового оборудования, однако в результате часто оборудование оказывается несовместимо с программным обеспечением, а в ближайшем будущем может потребоваться апгрейд оборудования или программы. Комплексное решение включает все необходимое оборудование и программное обеспечение, корректная совместная работа которого протестирована. При выпуске новых комплексов компании-разработчики оборудования и софта обязательно учитывают опыт эксплуатации внедренных решений. Для предприятий любого формата есть готовые системы, которые выгодно вписываются в интерьер на объекте. Например, популярностью пользуются POS-системы ForPOSt, системы автоматизации «под ключ» EasyBOX. Данные POS-системы комплектуются оборудованием марки POSIFLEX и программным обеспечением Frontol.

   Резюмируя сказанное, стоит обратить внимание еще на один важный момент: выбирая компанию-интегратора, вы выбираете не разового подрядчика, а скорее постоянного партнера по бизнесу. Замена и обновление оборудования, сервисное обслуживание, необходимость подключения новых элементов (системы безопасности, например), открытие новых точек и переход на работу «в сети», изменения в законодательстве (требующие изменения в программах), обучение персонала – во всех этих делах вам, скорее всего, потребуется помощь интегратора.

Автор: Владимир Поликарпов

Портал Торговое обоурдование