Снижение издержек на складе. Способы снижения капитальных и эксплуатационных издержек

  Во всех предыдущих статьях я, так или иначе, касался инструментов и методик увеличения продаж в различных бизнесах. Данная статья, казалось бы, является неким отступлением от моей излюбленной темы, однако не делайте преждевременных выводов. Как известно, увеличить чистую прибыль можно за счет повышения маржинальности, коэффициента конверсии, входящего потока клиентов и еще ряда показателей, то есть через некие поступательные действия: увеличение, расширение, привлечение и так далее. Обо всем этом я не раз упоминал в своих статьях. Не смотря на все это, есть и другой вариант увеличить свою чистую прибыль – это, как ни странно, снизить издержки. Зачастую собственник вкладывает уйму сил, времени и денег ради роста бизнеса, повышения продаж, увеличения оборачиваемости, но при этом не замечает, что гораздо проще увеличить рентабельность своего бизнеса, всего лишь сократив издержки. Именно этот путь мы и рассмотрим в данной статье.

  Начнем с того, с какими видами издержек нам придется столкнуться. Все издержки условно можно разделить на две группы: капитальные и эксплуатационные. Капитальные включают в себя строительство склада, покупку оборудования, внедрение информационных технологий и прочие. Такие издержки единовременны. Эксплуатационные издержки присутствуют постоянно в ходе работы склада. В основном такой вид издержек включает в себя затраты на оплату труда складского персонала.

 

С точностью до миллиметра

Поговорим о капитальных издержках. Поскольку в эти издержки входит строительство склада и покупка оборудования, то для их оптимизации очень важно точно рассчитать, какой склад, какой площади и с каким оборудованием вам потребуется. На любом складе есть три основные зоны, которые можно выделить: зона хранения продукции, зона приемки товара, поступающего на склад, и зона отгрузки. Чтобы определить площадь зоны хранения, прежде всего, вам нужно определиться с технологией хранения, которую вы будете использовать. Она во многом зависит от товара, который вы храните. Это может быть узкопроходное паллетное хранение, широкопроходная технология, полочное хранение, могут применяться специальные стеллажи, если у вас хранится какой-то нестандартный товар. Определившись с технологией хранения товара, рассчитав вместимость оборудования, вы можете определить, какой объем товара вам нужно хранить на складе.

  Делается это, исходя из прогноза оборотов вашей торговли и объемов поставок. Склад должен вмещать как минимум объем поставки + страховой запас для каждого товара. Посчитав прогнозируемый объем запаса и сопоставив его со вместимостью оборудования, вы сможете определить площадь зоны хранения. Но здесь есть свои нюансы: прежде всего, необходимо заложить определенный коэффициент роста, исходя из прогноза роста оборотов компании. И важно знать, что в любом случае на складе должно оставаться не менее пятнадцати процентов свободного места хранения. Иначе склад просто не сможет нормально функционировать. Это повлечет за собой сильный рост издержек обращения эксплуатационных расходов (о которых – далее), более того, работа склада и вовсе может остановиться.

  Площадь зоны приемки зависит от двух параметров: во-первых, от объема товара, поступающего к вам за определенный период, и скорости обработки приемки этого товара, то есть от того периода, через который товар поступает в зону хранения. Соответственно, весь товар, который приходит к вам за весь период, должен помещаться в зону приемки. К примеру, если в среднем к вам поступает две фуры товара в день и на приемку нужно примерно два дня, то через два дня товар покинет зону приемки и уйдет в зону хранения. Исходя из этого, получается, что вам нужно иметь зону приемки на четыре фуры как минимум. Также необходимо принять во внимание то, что вам, возможно, потребуется некая зона разгрузки, чтобы сначала товар можно было выгрузить из транспорта, потом его рассортировать и подготовить к приемке. Не стоит забывать и о коэффициенте роста. Похожим образом рассчитывается площадь зоны отгрузки. Только здесь нужно брать в расчет объем товара, отгружаемого со склада за определенный период, и частоту, с которой товар покидает склад. К примеру, если вы отгружаете товар раз в день, то зона отгрузки должна вмещать однодневный объем отгружаемого товара.

Склад может включать в себя самые разные технологические зоны. Например, на складе может быть несколько зон хранения, зоны экспедиции для товара, отгружаемого с задержкой, или зона контроля, находящаяся непосредственно перед отгрузкой товара. Но приведенными выше методами, так или иначе, можно рассчитать площадь любой зоны склада.

 

В тесноте, да не в обиде

К сожалению, площадь склада не всегда можно точно рассчитать. Во-первых, потому, что вы можете только приблизительно прогнозировать то, что у вас будет происходить. А во-вторых, у любой торговой компании присутствует определенный рост, и склад только в небольшой период времени точно будет соответствовать потребностям компании. До роста оборота его площадь, его вместимость больше, чем надо, а впоследствии места начинает не хватать. Компенсировать эти недостатки можно, прибегая к аутсорсингу. Когда вам не хватает места на складе, вы можете воспользоваться услугами других компаний, у которых имеются свободные складские площади. Существуют специализированные компании, называемые также 3PL-операторами, которые занимаются предоставлением складских площадей, а также складских транспортных и логистических услуг. Можно иметь некую договоренность с дистрибьюторскими компаниями, у которых на данный момент присутствуют избытки площадей, вместимостей, определенных мощностей. Если же вы сами располагаете таким резервом, то можете оказывать подобные услуги на сторону. Это позволит вам более эффективно задействовать ресурсы вашего склада, тем самым, частично снизив свои издержи. Здесь можно пойти двумя путями: просто сдавать в аренду часть склада, где арендатор сам будет заниматься размещением и хранением товара, или оказывать услуги по переработке грузов. Поскольку интенсивность объемов складских операций для одного и того же объема запаса может сильно различаться, рекомендуется ркассчитывать стоимость ваших услуг таким образом: во-первых, плата за хранение товара на складе, во-вторых, плата за его переработку и выполнение определенных складских операций.

 

Мой адрес не дом и не улица

Коснемся эксплуатационных издержек. Как было сказано выше, основные эксплуатационные издержки на складе – это оплата труда персонала. Поэтому чтобы сократить эти издержки, вам нужно, так или иначе, снизить потребность в персонале. Самое простое и быстрое – внедрить на складе адресное хранение. Каждое место хранения на складе будет иметь определенный адрес, по которому его легко можно найти. В вашей учетной системе должно быть записано, на каких местах, какой товар должен храниться. Это позволяет сделать практически любая учетная система, даже не специализированная под работу на складе. Такая технология помогает быстрее находить товар на складе, что позволяет более эффективно использовать людские ресурсы и, соответственно, снижать потребность в них. К тому же это снижает некую зависимость от квалификации персонала. Представьте, если у вас на складе существует некий работник, условно назовем его Васей, и только он знает, где лежит определенный товар. Если же вдруг Вася заболел или не пришел на работу по иной причине, то склад из-за этого может сильно потерять в своей производительности. Адресное хранение позволяет избежать таких ситуаций.

 

Избегайте авралов

Также стоит знать, что одна из причин повышения эксплуатационных издержек на складе – это неравномерные нагрузки. Представьте, что для дистрибьюторского склада коэффициент неравномерности равный двум считается нормальным. Он означает, что пиковая нагрузка на склад в два раза больше средней. Иными словами, вам нужно держать на складе в два раза больше персонала, чем если бы склад был загружен равномерно. То есть порядка половины рабочего времени ваши рабочие не делают ничего полезного. Тем более если у вас пиковая нагрузка выше средней (больше, чем в два раза), вам обязательно стоит обратить на это внимание и принять меры по уравновешиванию нагрузки склада. Поскольку склад в большинстве случаев просто выполняет задание, которое ему дает отдел продаж, основной резерв здесь кроется именно в работе с отделом продаж. Последний в свою очередь работает со своими клиентами. Так или иначе, нужно добиться от отдела продаж, чтобы его сотрудники договаривались со своими клиентами о том, чтобы те как можно раньше присылали свои заявки. В отдельных случаях за это их можно поощрять, и это будет окупаться. К тому же можно договариваться о больших сроках отгрузки. Таким образом, набирая заявки на отгрузку товара заранее, имея определенный резерв времени для того, чтобы их выполнить, вы можете максимально равномерно загружать склад. Это приведет к тому, что, во-первых, вам потребуется меньше складских работников, а во-вторых, они будут меньше уставать и работать более эффективно.

 

Электронный кладовщик

Последний способ избежать издержек, наверное, самый затратный, но при этом самый действенный – это автоматизация склада. Он подразумевает внедрение системы автоматизации, так называемой WMS (Warehouse Management System) – это информационная система, которая управляет складом. При поступлении заявки на отгрузку со склада информационная система самостоятельно определяет, какие операции нужно выполнить: взять товар в одном месте, принести в другое, сделать что-то еще и распределить эти задания между работниками склада. В этом случае мы еще менее зависим от квалификации работников. Фактически основной навык, который будет требоваться от складского работника, – это четко и без ошибок выполнить инструкции, которые поступают ему на мобильный терминал. Несмотря на то что автоматизация склада – удовольствие не из дешевых, по факту для вновь строящихся складов она будет стоить не более двух-трех процентов от всего бюджета проекта – это не очень много. Но при этом за счет более эффективного использования не только человеческих ресурсов, но и мест хранения на складе, такой метод работы склада может позволить увеличить пропускную способность склада до пятидесяти процентов при тех же площадях и снизить потребность в персонале до двух раз. Что, согласитесь, очень неплохо.

Попробуйте внедрить какой-либо способ в вашу работу, начав с более простых, оцените результат и постепенно переходите к более продвинутым.

Надеюсь, данная статья была для вас полезной. Буду рад ответить на ваши вопросы. Также хочу поблагодарить Евгения Рожкова – бизнес тренера, консультанта и просто хорошего человека за помощь в написании данного материала.

 

Директор экспертного агентства по

построению системы продаж

Игорь Ельцов

 

Бизнес-тренер, бизнес-консультант

Евгений Рожков