Как организовать управленческий учет в ресторане? Реактивный и проактивный способ управления

    Итак, с чего начинать разработку системы управленческого учета в ресторане? Как я уже упоминал в прошлых статьях, начинать этот процесс необходимо с классификации своих доходов и расходов. Здесь надо хорошенько подумать (все эти «думы» потом окупятся сторицей) и разбить все свои денежные потоки на те группы, которые удобны именно для вас.

Зачем классифицировать? Во-первых, так удобнее мониторить результаты своей текущей деятельности. А во-вторых, это первый шаг к «продвинутому» уровню управления вашим малым бизнесом – проактивному способу – по сравнению с реактивным способом. Поясню, что я имею в виду.

Реактивный способ управления финансами своего бизнеса – это когда управленец на какие-то внешние «внезапные» обстоятельства РЕагирует импульсивными расходами. То есть, вы платите по запросу. Поставщик звонит в четвертый раз и требует оплатить предыдущую накладную – ладно, давайте оплатим. Пришли сотрудники за премией – ну, хорошо, выдаем премию. В очередной раз сломавшаяся посудомоечная машина требует ремонта и регулировки – ничего не поделаешь, надо заказывать и оплачивать запчасти.

И напротив, когда вы управляете проактивно, вы заранее предусматриваете все виды расходов: аренду, заработную плату, рекламу, услуги различных организаций, техническое обслуживание и так далее. Также планируете расходы на развитие, размер выплачиваемых дивидендов (бизнес же должен приносить прибыль). Все это можно делать в разных временных рамках: от месяца до года. И всегда важен максимально возможный точный расчет. То есть, по сути, вы занимаетесь бюджетированием своих доходов и расходов. Выделяете заранее деньги на ремонт оборудования, на неотложные нужды, на развитие и пр. Крайне важно делать это в принципе, а также регулярно, потому что только в этом случае можно сказать, что вы уверенно ведете лодку своего бизнеса по его бурным волнам.

   Группы расходов и доходов, спланированные вами, далее должны быть упакованы в единый управленческий, скажем, план счетов. Конечно, он будет отличаться от традиционного бухгалтерского. Ведь это ВАШ план счетов, который учитывает ваши нужды и потребности. Каждому типу расхода и дохода присваиваем свой уникальный код. А далее – все просто. Ведете журнал операций, а затем по установленным заранее правилам распределяете расходы и доходы по группам в удобные для вас сводные таблицы и диаграммы. Причем можно пользоваться самыми разными инструментами для обработки данных. Это может быть самый обычный excel, всем известная 1С, да и другие программы. Необходимо просто правильно проработать алгоритм вычислений. В рамках малого бизнеса – каким и является отдельно взятое кафе или ресторан, это, в общем, несложно. Скажем так, у нас это уже получалось неоднократно. Даже в excel. Сюда ведь, кроме прочего, можно выгрузить данные из практически любой программы учета движения блюд и товаров, будь то IIKO, R-Keeper или «Трактир», которая должна занимать заметное место в учете любого ресторана. Именно таким образом управленческий учет в ресторане мы можем совместить с товарным учетом и более эффективно управлять, например, товарными остатками, проводить ABC-анализ продаваемости блюд, управлять прибылью по группам блюд и по отдельным блюдам.

   А вы не пробовали, например, в своем ресторане тестировать цены на популярные блюда и напитки? То есть, если сказать по-другому, изучить эластичность спроса на них. Насколько эластичен спрос в вашем ресторане на ваше самое фирменное блюдо – ну, например, на «пасту карбонара»? Что будет, если увеличить цену на это блюдо, скажем, на 20 рублей? Даже если при этом количество продаж останется на том же самом уровне, вы уже заработаете больше прибыли. И при этом вы ничего особенного не сделали, просто провели ценовой эксперимент. Конечно, с учетом рыночных реалий. Универсальное мерило эффективности любого бизнеса, в том числе и ресторанного – это, конечно же, прибыль. Вы можете тестировать свои цены, пока не упретесь «в потолок», когда прибыль начнет снижаться. В этот момент и стоит, пожалуй, остановиться. Может быть, кому-то это покажется удивительным, но эти простые эксперименты с ценой приносят свой результат, причем быстро и без каких-либо дополнительных вложений. Кто-то может спросить: неужели необходимо постоянно тестировать цены на все-все блюда меню моего кафе? Конечно же, нет, – это займет слишком уж много времени, которое всегда дорого. Проведите эти эксперименты хотя бы с теми блюдами, которые приносят больше всего выручки по сравнению с другими – «блюдами-локомотивами», помня про правило Парето.

  Иногда может быть полезна и совсем другая тактика, особенно на начальном этапе раскрутки, скорее, гастрономического проекта – цены на блюда-локомотивы, наоборот, опускаются ниже рыночных, и именно этот факт привлекает дополнительный поток посетителей в заведение, которые уходят от конкурентов к вам. Так у вас появляется шанс быстро увеличить базу лояльных потребителей именно вашей услуги общественного питания, если выражать академично. И, кстати, делать это можно не постоянно, а время от времени, называя эти события «акциями». Если эти акции стартуют в вашем кафе не каждый божий день, то всё это выглядит более-менее естественно, посетители от этого не успевают устать.

О прочих аспектах управленческого учета и других способах быстро увеличить прибыль вашего ресторана или кафе мы поговорим в следующих наших статьях на эту благодатную тему – «деньги вашего ресторана».

 

Благодарю за внимание,

Михаил Кандауров и «Мастерская концепций «2М»